Personnel Alter Ego inc.

Ce cabinet juridique où l’excellence côtoie la bienveillance est à la recherche d’une personne d’expérience pour incarner un poste d’adjointe ou adjoint de direction.
En tant qu’adjoint ou adjointe de direction, vous contribuerez de manière significative à l'efficacité et à la productivité de l'Associé directeur en assurant une organisation optimale de ses activités et dossiers. Vous serez responsable de la gestion de tâches administratives complexes qui exigent une compréhension approfondie des opérations et des pratiques du cabinet. Vous agirez également à titre d’agent ou agente de liaison auprès de plusieurs parties prenantes pour répondre aux diverses demandes adressées à l’Associé directeur.

Les défis que nous vous proposons
-Vous gérerez de façon proactive et stratégique l’agenda et l’emploi du temps de l’Associé directeur;
-Vous rédigerez et réviserez la correspondance, assurerez le suivi et la gestion des courriels avec une grande attention aux détails;
-Vous participerez activement à la préparation, la révision et le montage de documents et de présentations de haut niveau;
-Vous coordonnerez de manière efficace et fluide les déplacements d’affaires, en anticipant les besoins et les imprévus;
-Vous assurerez la préparation logistique complète nécessaire au bon déroulement des réunions, y compris la prise de notes et le suivi rigoureux des actions, selon les besoins;
-Vous développerez, mettrez en place et maintiendrez un système de classement efficient pour une gestion optimale des informations;
-Vous coordonnerez divers projets internes, en assurant le respect des échéanciers, en facilitant la communication et la collaboration avec les intervenants et en fournissant des rapports réguliers sur l’avancement des projets à l’Associé directeur;
-Vous identifierez et proposerez des initiatives d’amélioration continue pour optimiser les processus internes et accroître l’efficacité opérationnelle.

Ce qui vous est offert
-Une rémunération globale concurrentielle;
-Un programme de remboursement santé et mieux-être, un régime d’assurance flexible, un service de télémédecine et un régime d’épargne-retraite généreux;
-Une ambiance de travail conviviale où les valeurs de respect, d’ouverture, d'innovation, de diversité, d’équité et d’inclusion sont mises de l’avant;
-Une culture et des leaders qui prônent une excellente expérience employé, en priorisant l’autonomie, la reconnaissance, la collaboration et le développement du plein potentiel;
-Faire partie d’une entreprise qui s’engage et redonne à la communauté;
-Des bureaux ergonomiques, lumineux et une salle de gym avec équipements disponibles à tous les membres.

À propos de vous
-Vous êtes titulaire d’un diplôme d’études collégiales ou universitaires dans un domaine d’études connexes;
-Vous possédez 10 ans d’expérience dans un poste similaire, dont au moins cinq 5 ans dans un poste d’adjointe à la haute direction;
-Vous maîtrisez le français et l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
-Vous maîtrisez la suite MS Office et vous avez une grande aisance avec les outils informatiques que vous aimez exploiter de façon optimale;
-Vous possédez d’excellentes habiletés interpersonnelles, un bon sens politique ainsi que la capacité à anticiper les besoins et à faire avancer les choses rapidement avec peu de directives;
-Vous aimez travailler dans un environnement au rythme rapide où vous pouvez mettre de l’avant votre sens de l’organisation et votre approche axée sur l’efficacité et la recherche de solutions innovantes;
-Vous êtes reconnue pour votre rigueur, votre discrétion et votre habileté à traiter avec doigté les informations sensibles.

Voici un magnifique défi qui offre une belle suite à votre carrière! Accordez-nous le privilège de faire votre connaissance!

This law firm where excellence meets benevolence is looking for an experienced person to embody an executive assistant position.
As an Executive Assistant, you will contribute significantly to the efficiency and productivity of the Managing Partner by ensuring optimal organization of his activities and files. You will be responsible for managing complex administrative tasks that require a thorough understanding of the firm's operations and practices. You will also act as a liaison with several stakeholders to respond to various requests to the Managing Partner.

The challenges we offer you
-You will proactively and strategically manage the agenda and schedule of the Managing Partner;
-You will write and edit correspondence, follow up and manage emails with great attention to detail;
-You will actively participate in the preparation, review and editing of high-level documents and presentations;
-You will coordinate business trips efficiently and fluidly, anticipating needs and unforeseen events;
-You will ensure the complete logistical preparation necessary for the smooth running of the meetings, including note-taking and rigorous follow-up of actions, as needed;
-You will develop, implement and maintain an efficient filing system for optimal information management;
-You will coordinate various internal projects, ensuring deadlines are met, facilitating communication and collaboration with stakeholders and providing regular reports on project progress to the Managing Partner;
-You will identify and propose continuous improvement initiatives to optimize internal processes and increase operational efficiency.

What is offered to you
-A competitive total compensation;
-A health and wellness reimbursement program, a flexible insurance plan, a telemedicine service and a generous retirement savings plan;
-A friendly work atmosphere where the values of respect, openness, innovation, diversity, equity and inclusion are put forward;
-A culture and leaders who advocate an excellent employee experience, prioritizing autonomy, recognition, collaboration and the development of full potential;
-Be part of a company that is committed to giving back to the community;
-Ergonomic, bright offices and a gym with equipment available to all members.

About You
-You have a college or university diploma in a related field of study;
-You have 10 years of experience in a similar position, including at least five 5 years in a senior management assistant position;
-You are fluent in French and English, both oral and written;
-You master the MS Office suite and you are very comfortable with computer tools that you like to use optimally;
-You have excellent interpersonal skills, good political acumen as well as the ability to anticipate needs and move things forward quickly with little direction;
-You enjoy working in a fast-paced environment where you can put forward your organizational skills and your approach focused on efficiency and the search for innovative solutions;
-You are known for your rigor, discretion and ability to handle sensitive information with tact.

Here is a magnificent challenge that offers a great continuation to your career! Give us the privilege of getting to know you!