Kativik Ilisarniliriniq

Description du poste

Kativik Ilisarniliriniq (KI) est une commission scolaire proposant des services éducatifs dans les 14 communautés du Nunavik.

FONCTION & TÂCHES :

Sous l’autorité du Directeur du service des Finances, la secrétaire de gestion est appelée à effectuer des tâches de secrétariat complexes d’une manière relativement autonome, notamment :

• Coordonner et préparer la documentation requise pour les réunions de la direction du service et en assure le suivi;
• Anticiper et prévenir les besoins des personnes qu'elle ou il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet;
• Participer à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Faire les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assurer de la préparation et de disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
• Rédiger, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; participer à l’élaboration du système de classement; archiver les documents de son secteur selon les directives.
• Acheminer et filtrer les appels, les télécopies et le courrier;
• Préparer la correspondance des gestionnaires selon les indications reçues;
• Préparer les réquisitions pour les fournitures de bureau et maintenir les stocks;
• Répondre à des demandes d'informations, diffuser et expliquer les renseignements relevant de son domaine de travail.
• Tenir un registre journalier des présences et mensuel des vacances des employés du service des finances.
• Toute autre tâche connexe assignée par le directeur du service.

CLASSIFICATION / SALAIRE / AVANTAGES SOCIAUX :

Conformément à la convention collective des employés de soutien de l’AENQ, ce poste appartient au corps d’emploi 4111: de 22,54$ à 26,00$ de l‘heure selon les qualifications et l’expérience. Tous les avantages sociaux sont accordés au prorata de la tâche.

Exigences

EXIGENCES:

• Aisance en 2 des trois langues de la commission scolaire (anglais, français, ou inuktitut);
• Excellente capacité de rédaction dans deux des trois langues de la commission scolaire (anglais, français ou inuktitut);
• Aisance d’utilisation d’un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison
• Facilité avec les systèmes de partage de documents (OneDrive, Google Doc…) et avec la suite Microsoft (PowerPoint/Excel/Word/etc.)
• Habilité à gérer les communications, les agendas électroniques et la correspondance vers et en provenance de dirigeants de haut niveau;
• Organisé, autonome, ponctuel et capable de respecter des échéances;

Conditions de travail

HORAIRE DE TRAVAIL: 35h, du lundi au vendredi