Cégep Heritage College

Description du poste

Le Cégep Heritage College est situé à Gatineau, au Québec, à côté du parc de la Gatineau, dans la région de la capitale nationale. Seul collège public de langue anglaise sans frais de scolarité de la région, il offre un enseignement innovant et personnalisé dans 19 programmes d’études professionnelles, préuniversitaires et de formation continue dans ses installations modernes et à la pointe de la technologie. Le Cégep Heritage College est une institution multiculturelle dynamique dont le personnel dédié dessert plus de 1 200 étudiant(e)s. Il propose des programmes éducatifs qui favorisent une interaction extraordinaire entre élèves et corps professoral, le leadership et l'esprit d'entreprise des élèves, le dialogue et l'engagement interculturels et l'athlétisme de haut calibre.

POSTE :
Le Cégep Heritage College requiert les services réguliers à temps complet d’un(e) Gestionnaire des admissions et des dossiers (GESTIONNAIRE – Classe 3) travaillant au Bureau de la Directrice adjoint(e) aux études - Registraire.

MANDAT :
Sous la supervision de la Directrice adjoint(e) aux études - Registraire, le (la) Gestionnaire des admissions et des dossiers a pour responsabilité d’aider à certaines fonctions de gestion (organisation, direction, contrôle et évaluation) de services reliés à la gestion des dossiers des étudiant(e)s, à l’inscription des étudiant(e)s et aux admissions. Le (la) titulaire du poste a également pour responsabilité d’aider à la mise en oeuvre et à la gestion des systèmes nécessaires à l’inscription des étudiant(e)s et à la vérification et au contrôle des procédures du département propres aux activités de la Registraire. Le (la) titulaire du poste appuie la mission, la vision et les objectifs du Cégep Heritage College, tant dans le secteur de l’enseignement régulier que dans celui de la formation continue. Sous la direction de la Directrice adjoint(e) aux études - Registraire, le (la) titulaire du poste a également pour responsabilité d’aider à la gestion du processus d’établissement des horaires et de planification des dates d’examen, et aux autres activités reliées au Bureau de la Directrice adjoint(e) aux études - Registraire. Cette personne est également responsable de la supervision directe des Technicien(ne)s en administration placé(e)s sous sa responsabilité.

ÉCHELLE SALARIALE:
La rémunération et les conditions de travail sont celles prévues par le Règlement déterminant certaines conditions de travail des cadres des collèges d’enseignement général et professionnel pour un poste de classe 3, l’échelle de traitement applicable allant d’un minimum de 61 320 $ à un maximum de 81 759 $par année.

Exigences

FONCTIONS :
Le (la) Gestionnaire des admissions et des dossiers a essentiellement pour fonction d’aider la Directrice adjoint(e) aux études - Registraire, notamment comme suit :

• Aide à la gestion des systèmes d’exploitation (CLARA, Omnivox et SRAM) et prend en charge les opérations reliées au Bureau de la Directrice adjoint(e) aux études - Registraire.
• S’assure que la totalité des étudiant(e)s respectent les critères d’admissibilité pour étudier dans un programme ou au Collège (base d’admission dans CLARA).
• Aide à la gestion et à la coordination de toutes les opérations reliées à l’inscription des étudiant(e)s ainsi qu’à la gestion des dossiers (choix de cours, perception des frais, preuve de présence, récupération des horaires, retrait d’un cours ou du collège, validation des présences, soumission des notes finales, incomplets permanents, changements de note, substitutions, équivalences, suivis en cas d’échec, reçus pour fins d’impôt des frais de scolarité, archivage, classement électronique, procédures de commandite, etc.), conformément aux politiques du Collège et aux règlements ministériels.
• Est responsable de la gestion et de la supervision du travail des Technicien(ne)s en administration de son service.
• Est responsable de l’évaluation du rendement des Technicien(ne)s en administration placé(e)s sous sa responsabilité.
• Coordonne et valide le processus d’admission des nouveaux demandeurs, de changement de programme et de retour des étudiant(e)s dans tous les secteurs d’éducation (DEC, AEC et cours non crédités), conformément aux politiques du Collège et aux règlements ministériels.
• Aide à la gestion et au dépannage des systèmes de transmission (SOCRATE, ADAN, SRAM, etc.).
• Aide à la gestion des opérations d’admission du SRAM (DEC et AEC).
• Gère et coordonne les opérations d’admission, y compris l’évaluation des dossiers d’admission, le prononcé des décisions d’admission, et s’assure que les étudiant(e)s répondent aux critères d’amissibilité du Ministère au niveau du Collège et du programme.
• Gère et coordonne les opérations reliées au statut de résident(e) du Québec et aux admissions internationales, et veille au respect de la totalité des lois, des politiques et des règlements ministériels.
• Répond aux sondages reliés aux admissions et fournit des mises à jour à l’équipe de gestion.
• Coordonne les opérations de placement linguistique (AEC et DEC).
• Gère le dossier des étudiant(e)s venant de l’étranger (admission, bourse d'exemption des droits de scolarité pour les étudiants étrangers, post-certification, etc.).
• Gère le système de numérisation DAX (administrateur(trice)) et veille au respect des règles relatives au calendrier de conservation des archives.
• Gère le règlement no 5 et les systèmes de résultats scolaires.
• Gère les calendriers d’admission (AEC, cours non crédités et DEC).
• Aide à la gestion des opérations entre les sessions : analyse des échecs, substitutions, remplacements et préalables.
• Est responsable de la tenue à jour de la totalité des formulaires, des guides de référence et des procédures propres au Bureau de la Directrice adjoint(e) aux études - Registraire, et veille à ce qu’ils soient accessibles.
• Coordonne la distribution des renseignements portant sur les diverses opérations placées sous sa responsabilité.
• Interprète et applique les lois et règlements reliés à sa sphère d’activités.
• Veille à la confidentialité des dossiers des étudiant(e)s et au respect de la Loi sur l’accès à l’information.
• Représente les Services de la Directrice adjoint(e) aux études - Registraire dans divers comités et diverses réunions (Forum de la direction des études, Commission pédagogique, sous-comités de la Commission pédagogique, etc.).

Au niveau du Collège, le (la) Gestionnaire des admissions et des dossiers aide comme suit la Directrice adjoint(e) aux études - Registraire:

• Représente le Collège à l’interne comme à l’externe auprès des différents comités reliés à son secteur d’activités.
• Veille au respect de la totalité des lois, politiques, procédures et règlements reliés à son secteur d’activités.
• Fournit à la Directrice adjoint(e) aux études - Registraire ainsi qu’à d’autres gestionnaires des avis et des recommandations reliés à son secteur d’activités.
• Développe et favorise une étroite collaboration entre le Bureau de la Directrice adjoint(e) aux études - Registraire et les autres départements et services du Collège.

Au niveau de son secteur administratif, le (la) Gestionnaire des admissions et des dossiers aide comme suit la Directrice adjoint(e) aux études - Registraire:

• Aide à la préparation du calendrier opérationnel pour le compte du Bureau de la Directrice adjoint(e) aux études - Registraire afin de s’assurer du respect de la totalité des échéanciers du Collège et du Ministère.
• Prépare et développe des formulaires, des documents dynamiques, des procédures de rédaction et de révision en consultation avec la Directrice adjoint(e) aux études - Registraire.
• Produit des statistiques reliées aux opérations placées sous sa responsabilité et selon les demandes d’autres départements du Collège ou d’organismes externes.
• Participe à l’élaboration de politiques, de programmes, de plans de travail, de plans de développement et de plans budgétaires reliés à son secteur.
• S’assure du suivi administratif des vérifications internes et externes du Ministère.
• S’assure de la fourniture de réponses rapides et précises à toutes les demandes de renseignement, d’aide et de service.
• Aide à la préparation et à la mise en oeuvre du plan de travail de la Directrice adjoint(e) aux études - Registraire et fournit des données pour le Rapport annuel du Collège.
• S’assure de l’accueil et de l’intégration de la totalité des nouveaux(elles) employé(e)s de son service.
• Évalue le personnel placé sous sa responsabilité conformément aux politiques et procédures en vigueur.
• Représente le Collège dans ses relations avec des organismes externes.
• Accomplit toutes les autres tâches connexes que lui assigne la Directrice adjoint(e) aux études - Registraire.

Profil recherché

QUALIFICATIONS MINIMALES:

• Éducation Être titulaire d’un baccalauréat ou d’un diplôme d’études collégiales ou encore d’une attestation d’études dans un domaine approprié jugé équivalent par l’autorité compétente.
• Expérience Posséder de trois (3) à cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente en gestion.
• Posséder d’excellentes connaissances et compétences en utilisation de la technologie propre à un environnement Windows, comme MS Word, PowerPoint et Excel.
• De l’expérience en gestion de dossiers d’étudiant(e)s sera considéré comme un atout.

QUALIFICATIONS ADDITIONNELLES:

• Être bilingue français-anglais (écrit, parlé et compréhension).
• Posséder d’excellentes habiletés en relations interpersonnelles, en communication et en organisation.
• Avoir un style axé sur la collaboration.
• Être capable de gérer des priorités conflictuelles et de mener à bien plusieurs projets dans des délais serrés.
• Démontrer une capacité à travailler tant de manière indépendante qu’au sein d’une équipe.
• Avoir le souci du détail.
• Faire preuve de flexibilité et posséder une grande capacité d’adaptation.
• Avoir une forte éthique de travail et faire preuve de discrétion.

Conditions de travail

Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir en ligne leur curriculum vitae, accompagné d’une lettre de présentation indiquant ce qui les motive à postuler ainsi que la compréhension qu’elles ont de ce poste, en se rendant à la page des carrières du site web du Collège (http://www.cegep-heritage.qc.ca/manitou/) et ce, au plus tard le 22 novembre 2023.

Veuillez noter que seules les demandes en ligne seront prises en considération.

Dans la page des carrières, cliquez sur ce poste puis sur "Postuler". Vous pourrez alors créer votre compte et télécharger votre CV et votre lettre de présentation.

Seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s à une entrevue seront contacté(e)s. Les candidat(e)s peuvent être tenu(e)s de se soumettre à des tests de sélection.

Le Cégep Heritage College souscrit à l’égalité en emploi pour les personnes visées par la loi et encourage les femmes, les autochtones, les minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes ayant un handicap à présenter leur candidature.