Cégep Heritage College

Description du poste

Le Cégep Heritage College est situé à Gatineau, au Québec, à côté du parc de la Gatineau, dans la région de la capitale nationale. Seul collège public de langue anglaise sans frais de scolarité de la région, il offre un enseignement innovant et personnalisé dans 19 programmes d’études professionnelles, préuniversitaires et de formation continue dans ses installations modernes et à la pointe de la technologie. Le Cégep Heritage College est une institution multiculturelle dynamique dont le personnel dédié dessert plus de 1 200 étudiant(e)s. Il propose des programmes éducatifs qui favorisent une interaction extraordinaire entre élèves et corps professoral, le leadership et l'esprit d'entreprise des élèves, le dialogue et l'engagement interculturels et l'athlétisme de haut calibre.

POSTE:
Le Cégep Heritage College est actuellement à la recherche d’un(e) Gestionnaire administratif(ve) des ressources matérielles à temps complet temporaire sur un projet spécifique d’une durée d’un an (jusqu’au 28 juin 2024).

MANDAT:
Sous l’autorité du Directeur du service des ressources matérielles, le ou la gestionnaire administratif(ve) assiste le directeur dans certains dossiers administratifs, notamment ceux concernant les locations externes, la mise en forme et recherche pour devis technique, la demande de prix et DMA pour le service, la gestion du budget et du service à la clientèle du département, ainsi que le suivi stratégique.

ÉCHELLE SALARIALE:
La rémunération et les conditions de travail sont celles prévues par le Règlement déterminant certaines conditions de travail des cadres des collèges d’enseignement général et professionnel pour un poste de classe 5, l’échelle de traitement applicable allant d’un minimum de 72,911 $ à un maximum de 97,212 $par année.

Exigences

FONCTIONS:
Sous l’autorité du (de la) Directeur(trice) des ressources matérielles, la personne cadre titulaire d’un poste de gestionnaire administrative ou gestionnaire administratif.

Pour le Collège:

• Collabore à l’élaboration du plan stratégique;
• Représente l’employeur à l’un ou plusieurs des comités existants dans l’organisation, notamment aux comités des relations du travail, des griefs, de perfectionnement et de santé et sécurité du travail;
• Représente l’organisation auprès d’institutions ou d’organismes externes.
• Recevoir les demandes de projets des différents départements et agir en tant que première ligne pour aligner ces demandes sur le plan stratégique du collège.

Plus précisément pour le département des ressources matérielles:

• Développement du volet location du cégep.
• Écriture et élaboration des processus pour la location et l’organisation des services offerts
• Responsable des cibles de locations.
• Responsable de la coordination des contrats de location.
• Responsable de la logistique, la sécurité, le nettoyage et les besoins des clients, lors d’une location.
• Responsable des contrats, facturation et paiements.
• Responsable des plaintes reliées au service de locations, du suivi avec les clients et du suivi post-location (bris, etc.).
• Responsable de la coordination avec le service marketing de la publicité du service de location d'espaces du collège.
• Collabore à l'organisation de diverses activités de promotion institutionnelle.
• Responsable des prévisions de consommation pour le les mandats du CAG relié au budget des ressources matérielles.
• Développement de devis technique modèle pour les différent contrat et appel d’offre du service des ressources matérielles.
• Responsable de coordonner à l’intérieur du département et avec le département des achats les informations nécessaires pour les appels d'offres lies aux ressources matérielles.
• Collige et valide des données pour la préparation de contrats lies aux ressources matérielles.
• Responsable des demandes de prix auprès des fournisseur spécialisés utilisés par le département (recherche de prix, analyse de produit spécifique au département qui concerne différents domaines : électrique, Mécanique, plomberie, entretien, location d’outil spécialisé, etc.)
• Responsable de la coordination des achats du département avec les acheteurs du services des finances.
• Responsable de fournir à son supérieur, en vue d’une prise de décision, des données sur les coûts, le délai de livraison et l’analyse comparative des différentes options.
• Suivi des dépenses en fonctionnement.
• Suivi des dépenses en capital, tout ce qui concerne les achat MAOB du collège car le services des ressources matérielles valide la majorité de c’est achats car ils ont un impact sur les espaces physique (besoin électrique, assemblage etc.).
• Mise en place des procédures interne pour le fonctionnement du service à la clientèle.
• Supervision de l’agent administratif.
• Responsable de définir les priorités dans les tâches à accomplir.
• Fait des recommandations et des suivis à fin d’offrir toujours l’amélioration continue du service à la clientèle.
• Production de rapports et analyse des requêtes adressées au service, propose et recommande des améliorations.
• Aide aux mesurages des indicateurs.
• Suivi des actions du département pour valider l’alignement avec le plan stratégique.
• Mise à jour des initiatives.
• Organisation des projets, qualification, développement de procédures.
• Collaboration dans la définition des objectifs et priorités du département.
• Organisation de toutes les réunions du département.
• Organisation des procédures et politiques du département.
• Fait la gestion des rapports de maintenance avec notre système de GMAO.
• Responsable du calendrier des engagement, contrat pour le service.
• Support au directeur des ressources matérielles pour la reddition de compte (génération de rapports).

Profil recherché

QUALIFICATIONS MINIMALES REQUIRES:
Éducation et expérience

• Être titulaire d’un baccalauréat avec une spécialisation en rapport avec le poste et avoir trois (3) années d’expérience professionnelle pertinente.
• D’excellentes aptitudes à communiquer tant en français qu’en anglais (écrit, parlé et compréhension) sont exigées.
• Excellentes connaissances et compétences dans l’utilisation de la technologie faisant appel à un environnement Windows avec des logiciels comme MS Word, PowerPoint, Excel.

QUALIFICATIONS ADDITIONNELLES:

• Avoir d’excellentes aptitudes dans différents types de communications écrites tels que politiques, procédures, etc.
• Posséder d'excellentes aptitudes en organisation et en relations interpersonnelles.
• Posséder d'excellentes compétences en analyse et en résolution de problèmes.
• Doit posséder une approche collaborative.
• Doit être dynamique, faire preuve de créativité et avoir le souci du détail.
• Avoir la capacité de diriger et de mobiliser une équipe.
• Doit faire preuve de flexibilité et posséder une grande capacité d'adaptation à différentes situations.
• Avoir une forte éthique de travail et faire preuve de discrétion.

Conditions de travail

Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir en ligne leur curriculum vitae, accompagné d’une lettre de présentation décrivant leur motivation et leur compréhension du poste, au moyen de notre site web http://www.cegep-heritage.qc.ca/manitou/ au plus tard le 30 juillet 2023 à 23 h 45.

Veuillez noter que seules les demandes en ligne seront prises en considération.

Seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s pour une entrevue seront contacté(e)s. Les candidat(e)s seront tenu(e)s de se soumettre à des tests de sélection. Nous remercions l’ensemble des candidat(e)s de leur intérêt pour ce poste.

Le Cégep Heritage College souscrit à l’accès à l’égalité en emploi pour les personnes visées par la loi, et encourage les femmes, les autochtones, les minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes ayant un handicap à présenter leur candidature.