Cégep Heritage College

Description du poste

NUMÉRO DE CONCOURS:
C22-23-SS-20

POSTE:
Secrétaire administratif(ve) (régulier à temps complet)

DÉPARTEMENT:
Services aux étudiant(e)s

SUPÉRIEUR IMMÉDIAT:
Directrice des Services aux étudiant(e)s

PRÉDÉCESSEUR:
Maryna Krylova (nouveau poste à temps complet)

EMPLACEMENT:
325, boul. de la Cité-des-Jeunes, Gatineau (Québec) J8Y 6T3

HORAIRE DE TRAVAIL:
35 heures par semaine Du lundi au vendredi 8 h 30 à 16 h 30

SALAIRE:
De $22.54 to $26.00 par heure

SOMMAIRE:
Effectue diverses tâches de secrétariat complexes, délicates et confidentielles reliées à différents services, en collaboration avec la Directrice des Services aux étudiant(e)s.

TÂCHES
Les tâches typiques dont le (la) titulaire de ce poste aura la responsabilité sont les suivantes:

• Reçoit et transfère les appels téléphoniques et prends des messages.
• Accueille et dirige les visiteur(euse)s et les étudiant(e)s.
• Conçoit la correspondance courante, les brouillons et les notes de service du département et prépare de façon autonome la correspondance n’ayant pas à être portée l’attention de son (sa) superviseur(e).
• Recherche, compile et analyse des données et statistiques pour des rapports, de la correspondance, des avis de réunion, etc., et présente le tout sous la forme de tableaux ou de graphiques.
• Crée et tient à jour des fichiers et des documents portant sur tous les sujets intéressant le service.
• Utilise l'équipement de bureau.
• Communique avec le Service des ressources matérielles en cas de problème avec les installations ou les photocopieurs.
• Tape et met en forme des documents, y compris des rapports statistiques.
• Entre des données en format Excel.
• Peut être appelé(e) à agir en tant que remplaçant(e) pour certaines fonctions ou tâches du service.
• Tient à jour les calendriers et la planification des rendez-vous.
• Voit à la préparation des voyages.
• Organise les réunions et en rédige les comptes rendus.
• Applique les procédures administratives.
• Organise et supervise les évaluations sur place à mi-session.
• Recueille et soumet les documents à la vérification des antécédents par la police en prévision des stages des étudiant(e)s.
• Participe à l'organisation des événements de la vie étudiante tels que la remise des diplômes, l'orientation des nouveaux(elles) étudiant(e)s, la soirée de remise des prix, etc.
• Utilise les technologies de l'information et les outils de communication mis à sa disposition en rapport avec le travail à effectuer.
• Agit en tant que personne de contact clé pour le département des Services aux étudiant(e)s.
• Accomplit toute autre tâche au besoin.

Exigences

QUALIFICATIONS MINIMALES

• Détenir au minimum un diplôme d'études professionnelles (DEP) dans une spécialité appropriée, ou un diplôme d’études secondaires (DES), ou un diplôme ou une attestation d’études reconnus comme équivalents par l’autorité compétente.
• Avoir un minimum de 4 ans d’expérience pertinente.
• Posséder d’excellentes compétences linguistiques en anglais et en français (oral, écrit et compréhension).
• Posséder d’excellentes compétences en matière de traitement de texte et de classement.
• Une expérience dans l'utilisation des logiciels Microsoft Office est essentielle.

AUTRES QUALIFICATIONS

• Doit posséder d’excellentes habiletés en communication, en organisation et en relations interpersonnelles.
• Doit posséder d’excellentes compétences analytiques et en résolution de problèmes.
• Doit être rapide, dynamique, créatif et avoir le souci du détail.
• Doit être en mesure de travailler de façon indépendante avec un minimum de supervision, et de bien travailler en équipe.
• Doit être capable de travailler efficacement dans le respect des échéanciers et de produire des résultats exacts.
• Doit faire preuve de flexibilité et posséder une grande capacité d’adaptation.
• Doit avoir d’excellentes aptitudes en service à la clientèle.
• Doit avoir une forte éthique de travail et faire preuve de discrétion.

Conditions de travail

Les candidat(e)s souhaitant postuler doivent soumettre leur curriculum vitae accompagné des documents pertinents EN LIGNE au moyen de notre site web http://www.cegep-heritage.qc.ca/manitou/.

Au-dessus de l'affichage, cliquez sur "Postuler". Vous pourrez créer votre compte et télécharger votre CV et lettre de présentation.

Veuillez noter que seules les demandes en ligne seront prises en considération.

N.B. : Les candidat(e)s peuvent être tenu(e)s de se soumettre à des tests de sélection. Seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s pour une entrevue seront contacté(e)s.

Le Cégep Heritage College souscrit à l’égalité en emploi pour les personnes visées par la loi et encourage les femmes, les autochtones, les minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes ayant un handicap à présenter leur candidature.

DÉBUT DU CONCOURS: Le 21 novembre 2022
CLÔTURE DU CONCOURS: Le 4 décembre 2022