Cégep Heritage College

Description du poste

SOMMAIRE DU POSTE :

Sous la supervision de la Directrice des ressources humaines (RH), l’Adjoint(e) de direction est responsable du fonctionnement harmonieux de la Direction des ressources humaines, effectue toutes les tâches inhérentes à ce poste et veille à la confidentialité et au bon déroulement des opérations de la Direction.

La personne est reconnue pour ses habiletés de planification et d’organisation. Elle démontre de l’initiative et agit avec autonomie et diplomatie. Elle fait preuve d’une grande discrétion dans le traitement des informations de nature confidentielle. Elle se soucie de maintenir des relations interpersonnelles harmonieuses et réussit à susciter un climat de confiance par le type de collaboration qu’elle génère.  Discrète, disponible et énergique, la personne recherchée saura s’intégrer à une équipe qui a opté pour la qualité des services à rendre à tous les membres du personnel.

TÂCHES  :

 Pour le compte du Service :

• Est en charge du suivi et du contrôle de certaines responsabilités des Ressources humaines.
• Recherche, compile et analyse des données pour des rapports, de la correspondance, des avis de réunion, etc.
• Ouvre et tient à jour différents fichiers et dossiers incluant tout ce qui concerne les relations publiques.
• Fait fonctionner du matériel de bureau, comme des appareils de traitement de texte et des photocopieurs.
• Agit à titre de personne ressource de première ligne, trie le courrier, filtre les appels téléphoniques et les visiteurs, et fait suivre les demandes de façon appropriée.
• Répond aux questions en personne ou au téléphone, filtre, redirige ou réfère les demandeurs à une autre source de renseignements.
• S’occupe des horaires et des calendriers de rendez-vous.
• Rassemble les renseignements et contacte les participant(e)s aux réunions.
• Prépare les notes et les documents relatifs à l’ordre du jour des réunions présidées par les Ressources humaines.
• Organise les réunions et, si nécessaire, se charge du procès-verbal des réunions.
• Est responsable de la tenue des dossiers financiers des Ressources humaines.
• Aide à la mise à jour de l’ensemble des processus et des procédures des Ressources humaines.
• Aide à l’application et au suivi des exigences propres aux conventions collectives.
• Traduit divers documents du français à l’anglais, et vice versa.
• Analyse des documents et en fait des résumés.
• Au besoin, prépare, agence et met en forme les lettres, les documents et les rapports.
• Révise et améliore si nécessaire les textes quant à leur contenu, leur syntaxe grammaticale et leur vocabulaire, et s’assure de leur bonne présentation (disposition, reliure, etc.).
• Participe et apporte un soutien administratif à toutes les activités relevant de la Direction des ressources humaines.
• Tient à jour, selon les besoins, tous les budgets des Ressources humaines et du DP.
• Gère les archives de la Direction des ressources humaines.
• Participe à l’embauche du personnel (affichage des postes, horaire des entrevues, communications, etc.).
• Coordonne les activités des Ressources humaines reliées à la réservation de salles.

Pour le compte de l’ensemble de son secteur d’activités :

• Représente au besoin la Direction des ressources humaines auprès de certains comités.
• Aide les gestionnaires des Ressources humaines dans la gestion du plan de travail annuel et dans le budget du département.
• Effectue au besoin toute autre tâche connexe.

TYPE D'EMPLOI :

Remplacement temporaire à temps complet jusqu'à la fin juin 2022 avec possibilité de prolongation.

Exigences

QUALIFICATIONS MINIMALES REQUISES  :

• Détenir au minimum un diplôme d’études collégiales dans un domaine d'études pertinent, ou une attestation d'études ou une combinaison d'autres certifications reconnues comme équivalentes.
• Doit posséder au moins trois (3) ans d’expérience reliée aux méthodes et aux procédures utilisées dans la tenue d’un bureau.
• Doit être bilingue français et anglais (écrit, compréhension et parlé).
• Doit avoir d’excellentes connaissances et compétences en utilisation de la technologie propre à un environnement Windows utilisant Microsoft Office 365.
• Doit être capable de travailler dans un environnement d'équipe autonome avec un minimum de supervision, et doit être capable de travailler en équipe.
• Doit avoir d’excellentes aptitudes au classement.
• Doit faire la preuve de sa capacité à rédiger des procès-verbaux de réunion.
   

AUTRES QUALIFICATIONS :

• Doit faire preuve d’une approche collaborative.
• Doit posséder d’excellentes compétences en communication, en organisation et en relations interpersonnelles.
• Doit posséder d’excellentes compétences analytiques et en résolution de problèmes.
• Doit être rapide, dynamique, faire preuve de créativité et avoir le souci du détail.
• Doit être capable de gérer des priorités conflictuelles et de mener à bien de front plusieurs projets dans des délais serrés.
• Doit être flexible et capable de s’adapter rapidement à diverses situations.
• Doit posséder une forte éthique de travail et doit savoir faire preuve de discrétion.

Conditions de travail

ÉCHELLE SALARIALE  :

52,402.00$ - 69,868.00$

Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir en ligne leur curriculum vitae et une lettre de présentation en se rendant à la page des carrières du site web du collège à l’adresse http://www.cegep-heritage.qc.ca/manitou/.

Au-dessus de l'affichage, cliquez sur "Postuler".  Vous pourrez créer votre compte et télécharger votre CV et votre lettre de présentation. 

Veuillez noter que seules les demandes en ligne seront prises en considération.

Les candidat(e)s seront tenu(e)s de se soumettre à des tests de sélection. Seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s pour une entrevue seront contacté(e)s.