CIUSSS de l'Ouest-de-l'Île-de-Montréal

Description du poste

*** Remplacement de congé de maternité jusqu'en janvier 2021, avec possibilité de prolongation ***

Le CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal est présentement à la recherche d’un(e) Technicien(ne) en administration, profil adjoint(e) administratif(ve), pour combler un remplacement au sein de la Direction des ressources financières du CIUSSS située à l'Hôpital général du Lakeshore, à Pointe-Claire.

Dans le cadre de ses fonctions, le/la Techncien(ne) en administration assiste la Directrice des ressources financières.

Responsabilités spécifiques:

GESTION ADMINISTRATIVE

• Met en œuvre et coordonne l’ensemble du processus administratif de sa direction. Établit et révise les priorités selon les besoins identifiés par son directeur et l’adjoint au directeur;
• Tient à jour l’agenda du directeur, y inscrit la planification des suivis à faire et effectue les rappels auprès des cadres concernés de la direction. Doit également coordonner les besoins administratifs (équipements et autres moyens de communication) des rencontres, assurer la réservation de salles et veiller à la planification des déplacements du directeur;
• Effectue le suivi rigoureux des courriels et du courrier postal destinés au directeur et applique les règles adéquates au moment opportun telles qu’entendues préalablement avec son directeur. Entre autre, un suivi des demandes de signature ou tout autre échéance doit être effectué de façon diligente;
• Assure la classification assidue des correspondances entre le MSSS et le CIUSSS, incluant celles émises par les membres de la direction générale ou toutes autres provenance, et applique les instructions précises à chacune;
• Doit également tenir un registre et classer sous format numérique et, au besoin, de façon physique tous les dossiers sous la responsabilité du directeur et de l’adjoint au directeur, notamment les états financiers, les dossiers d’audits financiers, les budgets approuvés par le Conseil d’administration, les rencontres du Comité de vérification ou tout autre comité ;
• Rédige dans les deux langues (français et anglais) des notes de services pour les gestionnaires et membres du comité de direction et de la direction générale, des lettres destinées au MSSS ou tout autre intervenant externe, et des procès-verbaux de diverses réunions, dont celui du comité de vérification du CIUSSS ou tout autre comité, selon le besoin;
• Prépare les comptes de dépenses du directeur et de l’adjoint au directeur en fonction des politiques du CIUSSS et assure la classification numérique et physique des pièces justificatives y afférent;
• Développe des méthodes de travail assurant l'utilisation optimale et efficiente des ressources humaines, matérielles et financières de la direction;
• Assure les suivis administratifs nécessaires auprès des partenaires internes et externes, plus spécifiquement, auprès de tous les adjoints administratifs des autres directions du CIUSSS, auprès de la direction générale du CIUSSS et des directions financières du Ministère de la santé et des services sociaux (MSSS);
• Assure, prépare et compile les données et les statistiques. Élabore des rapports de suivi budgétaire, des calendriers de vacances des cadres de la direction et divers calendriers de planification des activités de la direction.

GESTION DES RESSOURCES

• Assure la gestion, le contrôle et les suivis du budget, autorise des dépenses des fournitures de bureaux pour son secteur d’activités en fonction de son niveau d’autorisation tel que prévu à la politique d’approvisionnement du CIUSSS;
• Assume la responsabilité de la gestion du réseau des ressources informationnelles, afin d’assurer la disponibilité des informations pertinentes en temps opportun, incluant le maintien d’un inventaire des principaux équipements et fournitures de son secteur d’activités.

Exigences

• Doit détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d’une école reconnue par le ministère compétent;
• Bilinguisme (français et anglais) à l'oral et à l'écrit.

Des tests de Word, Excel, anglais et français seront administrés.