Cégep Heritage College

Description du poste

NUMÉRO DE CONCOURS
C23-24-SS-34

POSTE:
Agent(e) de soutien administratif - Classe 1

DÉPARTEMENT:
Services aux étudiants

PRÉDÉCESSEUR:
Adriana Barbosa Ponce

SUPÉRIEUR IMMÉDIAT:
Julie Goulet

EMPLACEMENT:
325, boul. de la Cité-des-Jeunes, Gatineau (Québec) J8Y 6T3

TYPE D’EMPLOI:
Régulier à temps complet

HORAIRE DE TRAVAIL:
35 heures par semaine du lundi au vendredi
De 8 h 30 à 16 h 30

ÉCHELLE SALARIALE:
De 22,36$ à 25,00 $ de l’heure

SOMMAIRE:
Le travail principal habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à recevoir et à transférer les appels téléphoniques, faire les suivis appropriés et accomplir diverses tâches administratives de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

TÂCHES:

• Répondre aux demandes générales et redirige les étudiants vers les responsables de certains dossiers.
• Accueillir et diriger cordialement les visiteurs et les étudiant(e)s.
• Participe durant le processus de l'enregistrement des étudiant(e)s de programmes des cours non-crédités selon les protocoles et les procédures de la Formation continue.
• Percevoir les frais de scolarité et émettre les reçus tel que requis.
• Traiter les cartes de stationnement semestrielles pour les étudiants.
• Rédiger des notes de service, des documents ainsi que la correspondance courante.
• Entrer des donnés dans des documents requis, au besoin, y compris le bulletin d’information des Services aux étudiants.
• Préparer les certificats et diplômes pour la graduation et autres activités.
• Supporter l’entrée de données et transmettre les comptes payables.
• Signaler tout problème lié à l'édifice et aux photocopieurs au Services des ressources matérielles.
• Maintenir le système de classement à jour (dossiers des étudiant(e)s, examens, etc.).
• Traiter et approuver les photos des étudiants dans leur dossier (Clara/Omnivox)
• Aider les étudiants et le personnel à obtenir leur carte d'identité en prenant des photos et en délivrant la carte.
• Commander les fournitures de bureau au besoin.
• Agir, au besoin comme surveillant(e) ou preneur(euse) de notes.
• Aider le bureau du Service du registrariat et les Services aux étudiants à accomplir des tâches administratives.
• Participer aux événements du Service aux étudiants au besoin (soirée de remise des prix, portes ouvertes, remise des diplômes, etc.).
• Accomplir toute autre tâche au besoin.

Exigences

QUALIFICATIONS MINIMALES:

• Doit détenir un diplôme d'études secondaires (DES) dans un domaine approprié, ou un diplôme ou une attestation dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
• Doit posséder au moins un (1) an d’expérience pertinente.
• Doit posséder de très bonnes compétences en communication en anglais et en français (oral, écrit et compréhension).
• Doit impérativement posséder de l’expérience dans l’utilisation des logiciels Microsoft Office.
• Doit posséder d'excellentes compétences en service à la clientèle.

AUTRES QUALIFICATIONS:

• Doit posséder d’excellentes habiletés en communication, en organisation et en relations interpersonnelles.
• Doit posséder d’excellentes compétences analytiques et en résolution de problèmes.
• Doit être rapide, dynamique, créatif et avoir le souci du détail.
• Doit être en mesure de travailler de façon indépendante avec un minimum de supervision, et de bien travailler en équipe.
• Doit être capable de travailler efficacement dans le respect des échéanciers et de produire des résultats exacts.
• Doit faire preuve de flexibilité et posséder une grande capacité d’adaptation.
• Doit avoir une forte éthique de travail et faire preuve de discrétion.

Conditions de travail

Les candidat(e)s souhaitant postuler doivent soumettre leur curriculum vitae accompagné des documents pertinents EN LIGNE au moyen de notre site web http://www.cegep-heritage.qc.ca/manitou/

Au-dessus de l'affichage, cliquez sur "Postuler". Vous pourrez créer votre compte et télécharger votre CV et lettre de présentation.

Veuillez noter que seules les demandes en ligne seront prises en considération.

N.B. : Les candidat(e)s peuvent être tenu(e)s de se soumettre à des tests de sélection. Seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s pour une entrevue seront contacté(e)s.

Le Cégep Heritage College souscrit à l’égalité en emploi pour les personnes visées par la loi et encourage les femmes, les autochtones, les minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes ayant une invalidité à présenter leur candidature.