Ville de Terrebonne

AGENT, AGENTE AUX COMPTES PAYABLES 
POSTE TEMPORAIRE – LISTE DE RAPPEL
DIRECTION DE L’ADMINISTRATION ET FINANCES

Sous la responsabilité du supérieur immédiat, le titulaire effectue différentes tâches relations aux comptes à payer.

Responsabilités principales :

• Vérifier la conformité des factures émises par les fournisseurs avec les contrats, les bons de commande et les bons de livraison et prend les mesures appropriées en cas de non- conformité;
• S’assurer que les comptes à payer respectent les procédures établies quant aux autorisations, à l’exactitude, à la validité et à la présence des pièces justificatives, de bons de commande et de livraison.
• Créer et maintenir à jour la fiche fournisseur et valider sur les sites gouvernementaux ses numéros d’enregistrements à la TPS et la TVQ. Dans le cas de travailleur autonome, s’assurer d’obtenir le formulaire contenant le numéro d’assurance sociale du fournisseur.
• Enregistrer les données et procéder au paiement partiel ou final des comptes à payer pour les activités de fonctionnement et d’investissement de la Ville ainsi que les Régies inter-municipales, selon les échéanciers prévus et la procédure établie;
• Communiquer avec les fournisseurs, la clientèle et les différentes directions afin de recevoir et transmettre des documents ou de l’information permettant de régler des problèmes. Au besoin, effectuer les recherches nécessaires;
• Vérifier les états de compte des fournisseurs, faire le suivi et solutionner les problèmes s’y rattachant. En fin d’exercice financier, concilier les états de comptes fournisseurs avec l’auxiliaire des comptes à payer, justifier les écarts et apporter les correctifs si nécessaire;
• Vérifier la liste des frais courus à payer, s’assurer de leur exactitude et faire les ajustements nécessaires. Lorsque requis communiquer avec le service concerné pour en justifier les écarts;
• Recevoir les factures des différents projets d’investissement, vérifier les quittances à demander en rapport avec les dénonciations reçues, les compiler dans les fichiers de suivi avec les tous les documents de conformité de contrat et assurer le suivi nécessaire;
• Préparer les contrats dans le logiciel SOFE pour les paiements statutaires tel que baux et autres paiements récurrents;
• Lors des renouvellements de contrats, baux ou autres, faire la recherche de l’indice des prix à la consommation selon les clauses stipulées au contrat, compléter le fichier IPC et le transmettre à son supérieur pour approbation;
• Préparer les informations de paiements directs, sur le site de l’institution bancaire, pour le paiement de divers fournisseurs;
• Créer et maintenir à jour certains fichiers sur différents chiffriers;
• Répondre aux demandes de courriels internes et externes, acheminer les demandes aux requérants concernés, imprimer les factures reçues, inscrire l’information nécessaire aux traitements des factures etc;
• Préparer les divers documents à être déposés aux conseils (CE et CM) et aux régies selon l’échéancier établi;
• Agir comme personne ressource auprès des utilisateurs du logiciel comptable sur les diverses étapes reliées au traitement des bons de commande en lien avec les paiements de factures;
• Faire des photocopies, des télécopies et procéder au classement des documents reliés à ses activités.