Corporation d'urgences-santé

Description du poste

Faites carrière chez nous!   Urgences-santé en bref c’est: 1500 employés, 1 000 paramédics, 270 000 interventions par année, 390 000 appels par année, 1 centre de communication santé, 3 centres opérationnels, 1 centre de formation et 1 quartier général qui dessert, 18 centres hospitaliers, 1 aéroport international, 1 métro et 2,5 millions d’habitants sur les territoires de Montréal et Laval. Joindre Urgences-santé c’est joindre une organisation mobilisée, centrée sur la qualité, la sécurité et l’innovation et c’est aussi faire partie de l’une des plus grandes organisations préhospitalières d’urgence qui traite plus de 40 % de tous les appels d’urgence du Québec.   Joignez-vous à notre équipe dès maintenant!

 

 

Secrétaire classe I - Direction des soins

 

Libellé de la convention collective - Poste Sécrétaire classe 1

 

Personne qui assiste un ou des gestionnaires dans leurs fonctions administratives. Elle accomplit des travaux de secrétariat pour une unité administrative et collabore aux activités de gestion en assumant les tâches et suivis requis. Elle est responsable de l’organisation matérielle et informationnelle de réunions, convoque les participants et peut être appelée à y participer et à rédiger le procès-verbal. Elle veille à la qualité des textes, tant sur le plan de la langue que sur le plan de la forme, et assiste le personnel dans l’application des règles d’usage à l’égard de la mise en forme de documents et de l’utilisation des outils de bureautique. Elle doit posséder une bonne connaissance des méthodes et de la routine de bureau utilisées dans l’exercice de ses attributions.

 

Sommaire de l'emploi

 

Relevant des chefs de service de la qualité des soins et normes professionnelles volet répartiteur médical d’urgence et volet paramédical, la personne titulaire du poste les assistera dans leurs fonctions administratives. Elle collabore au bon déroulement des activités de gestion en assurant les tâches et suivis requis. Elle veille à la qualité des textes, tant sur le plan de la langue que sur le plan de la forme, et assiste le personnel dans l’application des règles d’usage à l’égard de la mise en forme de documents et de l’utilisation des outils de bureautique.

 

Tâches et responsabilités

 

• Rédiger ou produire sur traitement de textes des lettres, notes de service et divers documents à partir de notes ou directives, les corriger au besoin et assurer l’impression ou la numérisation;
• Effectuer diverses opérations de soutien administratif, telles que : saisir et compiler des données, préparer des tableaux, chiffriers ou graphiques, préparer des requêtes administratives internes diverses, préparer des dossiers et/ou suivis des dossiers des employés;
• Recevoir les appels téléphoniques, fournir les renseignements de sa compétence, prendre des messages et effectuer les suivis appropriés;
• Dépouiller et trier les courriers, les transmettre à qui de droit et/ou répondre à ceux relevant de sa compétence;
• Établir et tenir à jour les dossiers, le classement et les fournitures de bureau;
• Accueillir les visiteurs de son service;
• Apporter un suivi pour toute question concernant les dossiers en cours et transmettre à son supérieur toute question particulière qui excède les suivis habituels ou les politiques, normes ou pratiques en vigueur;
• Organiser les réunions ainsi que la logistique requise et convoquer les participants. Préparer tous les documents et dossiers nécessaires aux réunions;
• Assister aux réunions au besoin et en dresser le compte-rendu;
• Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

Exigences

Profil recherché

• Habileté à rédiger et corriger des textes ou autres documents;
• Sens de l’organisation et la minutie (multitâches);
• Aptitude à effectuer le suivi de différents dossiers;
• Entregent et diplomatie;
• Capacité de travailler en équipe;
• Capacité à travailler sous pression et bonne gestion du stress;
• Autonomie, débrouillardise et initiative.

Conditions de travail