Maison de soins palliatifs de Vaudreuil-Soulanges

Description du poste

Un lieu rempli d'humanité où l'on vit sereinement jusqu'à la fin...   La Maison de soins palliatifs de Vaudreuil-Soulanges a pour mission d’offrir des soins palliatifs à des personnes de tout âge en phase terminale afin de favoriser une fin de vie dans la dignité et la sérénité.   Située dans un environnement paisible, la Maison compte douze chambres individuelles parfaitement équipées. Nous offrons des soins professionnels axés sur l’accompagnement global des personnes malades, des membres de leur famille et de leurs proches.    Joignez-vous à notre équipe pour faire une véritable différence!

 

 

Adjoint(e) administratif(ve)

 

Vous êtes à la recherche d’un environnement de travail où règne une ambiance de quiétude et de plaisir. Ne cherchez plus. Vous êtes au bon endroit.

 

Principales responsabilités

 

Administration (75%)

• Répondre aux appels et courriels reçus à la direction générale;
• Maintenir à jour les dossiers;
• Planifier et coordonner les envois par messagerie rapide et par la poste;
• Mettre à jour différents documents administratifs, procédures et listes; 
• S’occuper du système téléphonique;
• Contribuer à la gestion du parc informatique et des clés;
• Assister l’équipe de direction dans l’exécution de leurs tâches administratives comme la rédaction de lettres, de procédures, pour la création de chiffriers Excel, etc;
• Prendre des notes lors des comités de direction, des conseils d’administration et des comités du conseil, rédiger les procès-verbaux;
• Rédiger les résolutions du conseil d’administration et toutes autres correspondances s’y rattachant au besoin;
• Coordonner les réunions de la Direction;
• Faire la correction linguistique des documents de la Maison;
• Maintenir l’inventaire des fournitures de bureau et du matériel d’entretien;
• Effectuer les mises à jour annuelles au registre des entreprises;
• Assurer la mise à jour du registre des membres selon les règles, à la suite de l’élection des officiers.

Ressources matérielles (25%)

• Effectuer les appels de services selon les différents besoins de l’Organisme;
• Demander des soumissions auprès de différents fournisseurs selon les projets en vigueur;
• Effectuer les renouvellements des certificats d’évaluation deux fois par année en contactant le fournisseur;
• Être la personne-ressource lorsqu’il y a des fournisseurs sur place.

Exigences

• Posséder un DEP en secrétariat;
• Posséder une expérience pertinente de minimum 2 dans un poste similaire;
• Maîtriser le français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Bonne connaissance de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Connaissance intermédiaire de la suite MS Office, dont WORD et EXCEL.​​

*Toute combinaison d’expérience et de diplômes pourra être considérée.​

Profil recherché

• Adopter, démontrer et partager la mission et les valeurs de la Maison, afin d’en être un ambassadeur inspirant et contagieux ;
• Démontrer une écoute active, être diplomate, avoir une approche facile et de l’empathie;
• Faire preuve d’un bon sens de la planification et de l’organisation du travail ;
• Faire preuve d’intégrité, de rigueur et de professionnalisme ;
• Faire preuve d’un bon sens de la priorisation des enjeux ;
• Être en mesure d’exécuter plusieurs tâches de front dans un environnement sous pression ;
• Faire preuve d’autonomie, d’initiative et de flexibilité ;
• Avoir un grand souci et respect de la confidentialité.

Conditions de travail