HEC Montréal
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Type de poste : Permanent Ville : Montréal
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Expérience requise : 2 ans
Statut : Temps plein
Description du poste
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Milieu de vie HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion. L’École des dirigeants HEC Montréal (ED) offre des formations de courte durée dans tous les domaines de la gestion. Cette offre distinctive et unique s’adresse aux professionnels, cadres et dirigeants d’entreprises. Par ailleurs, ED est au cœur du développement économique du Québec par la mise en place de programmes de formation sur mesure pour les organisations afin de les accompagner dans leurs ambitions de croissance. |
AGENT, AGENTE D'ADMINISTRATION (SOUTIEN COMPTABILITÉ)
Poste régulier, temps plein
Rôle et responsabilités
L’agent ou l’agente d’administration (soutien comptabilité) contribue à l’efficacité administrative de son secteur de travail en apportant un support administratif au niveau de la gestion financière.
Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi:
- Prépare les relevés de dépenses des formateurs et des employés de l’ÉD. Agit en tant que personne-ressource pour le suivi des paiements l’application de la politique de remboursement et l’obtention des pièces justificatives.
- Prépare les demandes de paiement aux fournisseurs et répond aux questions relatives aux comptes fournisseurs.
- Assiste la responsable de la gestion financière et la direction de l’ÉD dans la réalisation de la ronde budgétaire
- Assure le suivi de la facturation de différentes activités organisées par l’École des dirigeants de HEC Montréal.
- Tient à jour les registres comptables appropriés.
- Prépare les analyses mensuelles (fermeture du mois et rapports requis par les Services comptables) et les écritures requises.
- Analyse, annote et donne suite mensuellement aux comptes à recevoir des activités; transmet mensuellement un rapport au service concerné. Lorsque requis, communique avec les clients pour établir des modalités de paiement pour les comptes en souffrance.
- Fait le suivi des comptes en souffrance et communique avec les clients pour obtenir les sommes dues.
- Effectue les écritures comptables pour le budget; voit au transfert des sommes appropriées vers HEC, aux paiements des dépenses de fonctionnement, etc. Assure le lien avec les Services comptables et de la trésorerie, ainsi qu’avec des partenaires externes pour l’obtention ou pour fournir des informations et documents pertinents à son emploi.
- Tient à jour les dossiers administratifs et les statistiques ou données nécessaires à la préparation de rapports administratifs, financiers ou budgétaires.
- Prépare les Demandes d’autorisation d’engagement pour l’embauche des ressources et assure le suivi administratif avec la direction des ressources humaines.
- Tient à jour le fichier des congés, maladies, heures accumulées des employés et communique les renseignements à la direction des ressources humaines.
- Répond à toute demande d’information relative à son champ de compétences. Lorsque requis, effectue les recherches, la cueillette et l’agencement des renseignements afin de répondre aux demandes qui lui sont formulées.
- Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.
Profil recherché
- Diplôme d’études collégiales en technique administrative ou dans une discipline jugée équivalente
- Minimum de deux années d’expérience de travail pertinente
- Très bonne connaissance des outils courants de HEC Montréal en matière de comptabilité et finances
- Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
- Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
- Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques en usage à HEC Montréal
- Autonomie dans le travail, sens de l’organisation et des priorités
- Habiletés dans les relations interpersonnelles
- Esprit méthodique, rigueur, minutie, précision et souci du détail
- Capacité à travailler en équipe
Conditions de travail
- 23 jours de vacances annuelles après un an de service
- 15 jours fériés
- Horaire estival: 10 vendredis d'été
- Aménagement de temps de travail: mode hybride
- Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
- Programme d’assurances collectives
- Régime de retraite à prestations déterminées
Soumettre sa candidature
- Directement sur notre site web en cliquant sur le lien suivant Agent, agente d'administration (soutien comptabilité)
HEC Montréal reconnaît l’apport essentiel et nécessaire des femmes, des Autochtones, des minorités visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identité sexuelle, et s’engage à garantir l’égalité des chances à tous les candidats qualifiés. Des valeurs de respect, d’ouverture et d’inclusion sont communes à l’ensemble de notre communauté.
HEC Montréal applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les membres des groupes désignés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.
L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à HEC Montréal. Toutefois, les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les candidatures qui répondent aux exigences de l'emploi en termes de formation et d'expérience seront évaluées.