Collège Montmorency

  • Type de poste : Permanent
  • Ville : Laval
  • Expérience requise : 1 an
  • Statut : Temps plein

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Description du poste

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

 

Vos défis

L’agente recherchée devra :

  • Assurer le suivi de l’agenda des cliniques-écoles (création des gabarits d’horaire des différents professionnels ainsi que des cliniques liées aux trois départements d’enseignement, selon les critères et contraintes propres à chaque activité) ;
  • Initier au travail le personnel étudiant affecté à l’accueil ;
  • Collaborer avec de multiples acteurs : départements et services, personnel interne et externe, cliniques internes et externes (professionnels), étudiantes et étudiants des cliniques-écoles ;
  • Recueillir auprès de l’ensemble des intervenants (professionnels et enseignants de toutes les disciplines impliquées) toutes les informations pertinentes à la gestion des clients, des listes d’attentes et des rendez-vous relatifs à leur domaine d’activité ;
  • Produire des horaires d’activités pour chacune des opérations des cliniques ;
  • Réaliser l’ensemble des activités d’accueil des cliniques-écoles ;
  • Créer les dossiers des clients et en assurer le suivi selon les règles établies ;
  • Assurer l’accueil des clients de l’ensemble des cliniques et des professionnels traitants, les informer, les orienter ;
  • Octroyer les rendez-vous demandés en fonction des règles propres à chaque clinique-école et à chaque professionnel traitant ;
  • Établir des canaux de communication efficients avec l’ensemble des collaborateurs de la clinique, les entretenir et les faire évoluer dans une perspective d’amélioration continue ;
  • Utiliser le logiciel Medesync pour produire des horaires d’activités, assurer des suivis, réserver des salles de traitement, communiquer à l’aide de la messagerie intégrée; imprimer des rapports ;
  • Effectuer la facturation pour l’ensemble des activités des cliniques (préparer les factures, procéder aux transactions, effectuer la conciliation journalière et les rapports de recettes) ;
  • Assurer le suivi des dossiers médicaux (numériser des documents, tenir à jour les dossiers médicaux, ouvrir de nouveaux dossiers médicaux, classer, organiser et archiver l’information) ;
  • Participer à la rédaction des procédures requises et en assurer, en continu, l’adéquation avec les pratiques définies par le personnel cadre et l’ensemble des collaborateurs des cliniques ;
  • Formuler des suggestions au personnel des niveaux technique, professionnel ou de gestion afin d'améliorer le déroulement des activités des cliniques.

 

Support administratif au gestionnaire des cliniques :

  • Mettre en forme des bilans financiers et des rapports statistiques ;
  • Recueillir et traiter des données/informations pour soutenir les états financiers et les suivis budgétaires ;
  • Créer ou assurer la mise à jour de formulaires ;
  • Produire des textes et des tableaux ;
  • Saisir des données dans des documents.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe demandée par sa supérieure immédiate.

Exigences

Exigences

  • Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente ;

 

  • Avoir au moins une (1) année d'expérience pertinente ;

 

  • La connaissance du français (vérifiée par tests, note de passage 60%) ;

 

  • Aptitudes à utiliser efficacement les outils informatiques de la suite Office (Word niveau débutant et Excel niveau intermédiaire) (vérifiées par tests, note de passage 60% pour chacun des tests) ;

 

  • Détenir des connaissances pertinentes à la fonction, notamment en lien avec : les agendas de rendez-vous, la facturation et la conciliation, la gestion des priorités et la notion de confidentialité. (vérifiées par tests - note de passage 60 %) ;

 

  • La connaissance de l’anglais conversation niveau fonctionnel (vérifiée par test par une firme externe) et la connaissance de l’anglais écrit niveau fonctionnel serait souhaitable ;

 

  • Aisance marquée dans l’utilisation d’outils informatiques ;

 

  • Démontrer de l’initiative, de la rigueur, de la minutie, de l’entregent, de l’autonomie, de la résistance au stress, de l’empathie et avoir un bel esprit d’équipe ;

 

  • Connaissance de l’environnement médical (atout) ;

 

  • Respecter la confidentialité qu’exige un contexte médical ;

 

  • Avoir une bonne tolérance au stress lié aux achalandages.

Profil recherché

 COMMENT INTÉGRER NOTRE ÉQUIPE DE CHOIX

Pour mettre en valeur votre candidature pour ce rôle, veuillez nous faire parvenir votre curriculum vitæ accompagné d’un texte précisant votre vision du poste d’ici le 10 mai 2022 16 heures à l’aide du portail de recrutement : https://enligne.cmontmorency.qc.ca/finnet/login.asp

 

Nous remercions tous les candidats qui démontrent leur intérêt, mais seules les personnes retenues seront contactées pour une entrevue. À noter que les documents soumis deviennent la propriété du Collège.

 

 

Conditions de travail

    CONDITIONS DE TRAVAIL

    AVANTAGES

    CE QUI NOUS DISTINGUE !

 

 

 

Lundi au vendredi
(35h/sem., entre 7h30 et 18h à confirmer au début de chaque session)

 

Échelle salariale entre 22,36$/heure et 25,00$/heure

 

Supérieure immédiate :

Martine Alain

 

Nom de la prédécesseure :

Sandrine Beaudoin

 

 

 

 

 

Possibilité de télé-travail

 

Développement professionnel

 

Assurances collectives

 

Régime de retraite

 

Programme d’aide au personnel

 

 

 

 

 

Une mission éducative inspirante

Un environnement en constante évolution

À proximité du métro, au cœur du pôle du savoir et de la culture de Laval

Une offre alimentaire diversifiée (cafétéria et restaurant-école)

Une garderie en milieu de travail (CPE Youpi)

Des installations sportives