Collège de Bois-de-Boulogne

Description du poste

Un milieu de travail riche et stimulant
 
L’éducation, notre ADN
 
Travailler au Collège de Bois-de-Boulogne, c’est :
  • se joindre à une institution réputée pour la qualité de sa formation et de son milieu de vie
  • s’engager dans un établissement humain qui encourage le dépassement et l’innovation
  • adhérer aux valeurs éducatives misant sur la contribution du personnel et le respect des individus
Joignez-vous à notre équipe dès maintenant!
 

 
 
Secrétaire administrative – Service des communications
 
Responsabiltés générales
 
Sous la responsabilité de la coordonnatrice du service des communications, le rôle principal et habituel de la personne consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec plusieurs personnes.
 
Tâches
 
Administratives :
  • Elle résume, par écrit, des documents ou des textes d’information, compile des statistiques, dresse des tableaux et leur donne une forme finale sur support informatique.
  • Assure l’accueil en présence du service des communications.
  • Elle gère, répond et fait le suivi de tous les courriels de la boite de courriels du service des communications.
  • Elle procède à l’entrée de données de la paie des employés du service, et salariés élèves dans le système informatisé, assure la gestion documentaire du service.
  • Elle participe à la relecture et la révision linguistique des documents et publications produits par le service. Elle assure l’accueil du Service.
  • Elle soutient la gestionnaire dans les opérations financières (suivi budgétaire, relevés visa, demande de réquisitions et de paiements, etc.).
  • Elle prépare et conclut les transactions qui doivent être acheminées au service des ressources financières et effectue la gestion de la petite caisse.
  • Elle soutient les membres de l’équipe dans les tâches courantes.
  • Elle effectue la collecte et la distribution de courrier pour le Service et voit à l’approvisionnement du matériel de bureau, ainsi que toutes autres tâches connexes.
Événementielles :
  • Elle assume l’organisation matérielle et la logistique des événements promotionnels et institutionnels sous la responsabilité du Service telles les journées « portes ouvertes », la journée des conseillers d’orientation, rencontres du personnel, fête de Noël, fête des retraités, les visites d’écoles, etc.
  • Elle peut être appelée à participer aux visites d’écoles selon les besoins du service.
  • Elle effectue les mises à jour et l’entretien des plateformes virtuelles.
  • Elle est appelée à publier sur des réseaux sociaux à l’occasion.

Exigences

  • Détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir au moins quatre (4) années d’expérience pertinente.
Conditions exigées par le Collège
  • Maîtrise supérieure du français écrit et parlé validée au moyen de tests.
  • Très bonne connaissance des technologies de la communication et de l’information liées à l’emploi et des logiciels d’utilisation courante (Word niveau 2 et Excel niveau 2), validée au moyen de tests.
  • Être en mesure d’utiliser de façon efficace les logiciels CLARA et SKYTECH, évaluées au cours des premiers 20 jours de travail.
  • Très bonne connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue d’un secrétariat.
  • Grande autonomie, capacité à apprendre rapidement et habiletés de planification ainsi que d’organisation.
  • Capacité d’assumer le traitement et le suivi de plusieurs dossiers à la fois et de respecter des échéanciers serrés.
  • Souci du détail et rigueur manifestés dans la réalisation du travail.
  • Esprit d’entraide manifesté de façon constante afin de faciliter le travail d’équipe et l’établissement ou le maintien de relations harmonieuses.
  • Jugement, discrétion et tact manifestés à travers les interventions et les communications orales comme écrites.

Conditions de travail

  • S -55 / 2021-2022
  • Service des communications
  • À temps complet, du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30
  • 22,54 $ à 26,00 $ / l’heure selon l’expérience et la scolarité
 
Pour postuler
 
Les personnes intéressées à poser leur candidature à ce poste doivent déposer leur curriculum vitae au plus tard le 26 avril 2022 à la Direction des ressources humaines par courriel à [email protected]
 
Le Collège de Bois-de-Boulogne, collège d’enseignement supérieur public, poursuit une tradition d’excellence. Il offre à toutes ses étudiantes et à tous ses étudiants un milieu d’apprentissage innovateur, stimulant et exigeant, qui favorise la réussite et le développement intégral de la personne, en vue de son engagement dans la société.
 
Le Collège remercie toutes les personnes qui auront signifié leur intérêt, mais avise qu’il communiquera uniquement avec les candidat.e.s sélectionné.e.s pour une entrevue. Le Collège adhère à un programme d’accès à l’égalité pour les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les personnes handicapées et les autochtones conformément à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics et valorise la diversité des personnes de son personnel comme celle de ses étudiantes et de ses étudiants.
 
Le Collège de Bois-de-Boulogne veille à développer un environnement de travail inclusif qui reflète la diversité de sa population étudiante dans ses équipes de travail. Les candidatures des membres des groupes visés sont encouragées