HEC Montréal

Le ou la responsable de la comptabilité et information financière effectue la comptabilité, la préparation et la production des états financiers audités pour l’ensemble des activités de l’École et autres entités associées dans le respect des règles établies. À cet effet, cette personne effectue des analyses financières, elle prépare des rapports de gestion interne et procède à l’analyse de différents comptes. De plus, elle coordonne l’ensemble des activités comptables nécessaires à la production des rapports financiers exigée par le Ministère de l’Éducation et de l’Enseignement Supérieur (MESS). Elle doit aussi effectuer la conciliation des comptes pour les régimes de retraite de HEC Montréal.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :  

Gestion financière

• S’assure que la comptabilité des fonds et des activités sous sa responsabilité respecte les normes établies par le MESS, l’ordre des CPA, les lois fiscales et les politiques de HEC Montréal.
• À l’aide du système de gestion intégré, prépare les écritures de journal nécessaires à la comptabilisation des transactions financières (actifs, passifs, etc.) des fonds et des activités sous sa responsabilité. S’assure de la conformité et de la qualité des données pour fins de traitement et d’exactitude des informations.
• Coordonne l’ensemble des activités et procède aux analyses de comptes en vue de la préparation des états financiers. Identifie et corrige toutes anomalies et irrégularités, selon les principes comptables et les règles financières des universités. Effectue la reddition de compte pour le MESS.
• Procède à différentes analyses financières et prépare les rapports de gestion interne relatifs aux fonds et aux activités sous sa responsabilité.
• Effectue les transactions liées à la gestion des fonds en fiducie (transfert de fonds, fermeture de centres budgétaires, corrections, etc.).
• En fin d’année financière, effectue la fermeture et le report des soldes des comptes du fonds de fonctionnement ; procède à la réouverture des soldes reportés en début d’année financière.
• Établit des prévisions financières, en cours d’année, pour l’ensemble des activités de l’École.
• Tient à jour le calendrier financier et les périodes comptables ; procède à la fermeture de l’année financière.
• Voit au maintien de la structure de la charte de compte.
• Produit les déclarations fiscales (provinciale et fédérale) pour les fonds de HEC Montréal sous sa responsabilité.
• Prépare et fournit aux auditeurs internes et externes les informations et les documents demandés.
• Assure des relations étroites et constantes auprès des différentes unités de HEC Montréal afin d’optimiser la gestion et la compréhension de la comptabilité. Communique les renseignements pertinents facilitant leur gestion financière et leurs prises de décisions.
• Représente HEC Montréal et le Service de la comptabilité et de la trésorerie lors de rencontres interuniversitaires et participe à divers comités et groupes de travail liés à son champ d’activité.
• Développe et coordonne le processus et les politiques relativement à la production d’information financière trimestrielle.

Gestion de la trésorerie

• Prépare un état de trésorerie mensuel pour identifier les besoins de HEC Montréal en placements et en liquidités. Selon le cas, effectue les virements bancaires nécessaires et gère la trésorerie des différents comptes.
• Effectue des placements ou contracte des emprunts nécessaires pour répondre aux besoins de trésorerie. Assure le suivi des encaissements d’intérêts et des échéances des placements ou des emprunts. Participe aux négociations auprès des institutions financières, afin d’optimiser le rendement provenant des placements pour tous les fonds de HEC Montréal.
• Participe à la mise à jour et à la documentation des politiques et des méthodes de travail relatives à la trésorerie.

Gestion des Régimes de retraite

• Effectue la comptabilité des dépenses des régimes de retraite HEC (RRHEC) ; prépare les états financiers et les documents comptables nécessaires et participe aux réunions du comité de retraite.
• Concilie les relevés de compte des gestionnaires de placements des régimes de retraite et concilie les portefeuilles de la fiducie et des gestionnaires de placements avec l’état de caisse de la fiducie.
• Prépare les rentes viagères aux employés et les remises mensuelles selon les termes des conventions des différents régimes de retraite de HEC Montréal (RRHEC, PSR, RPE).

Gestion système de gestion intégré

• Contribue au développement des technologies de l’information de son secteur d’activités :
  • En collaboration avec les intervenants impliqués, analyse les façons d’utiliser les modules du progiciel relatifs aux états financiers. Évalue les procédures actuelles et étudie les fonctionnalités non exploitées afin d’identifier les façons d’intégrer de nouvelles procédures. Informe les utilisateurs des impacts sur leur processus de travail.
  • Participe aux activités d’implantation et de mise à jour du système de gestion intégré : effectue des travaux d’analyse, prépare des dossiers et participe à des groupes de travail pour transposer les besoins de son secteur sur le système informatique.
• Forme, conseille et assiste le personnel du Service au niveau de l’utilisation des modules du progiciel de gestion financière relatifs aux états financiers et à l’exécution des requêtes.
• S’assure de la conformité et de la qualité des données pour fins de traitement et de l’exactitude des informations transmises. S’assure que les données traitées par le système informatisé correspondent aux procédures établies et respectent les principes d’intégration.

Gestion des ressources humaines

• En fonction des priorités établies, participe à la gestion des ressources humaines du personnel sous sa responsabilité :
  • Évalue les besoins en ressources humaines pour son secteur d’activités et soumet ses recommandations à son supérieur immédiat. Participe à la sélection du personnel, à l’orientation et à l’évaluation de la performance ainsi qu’à la détermination des besoins de formation.
  • Planifie, coordonne et supervise le travail effectué et veille au respect des échéanciers.
  • Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière ; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.