École de technologie supérieure

Description du poste

Catégorie d’emploi : Bureau

Statut de l’emploi : Remplacement - 18 mois

Numéro d’affichage : 20-21/151

Classe / Salaire : 25,44 $ à 33,70 $ (Classe 6)

Service : Bureau de la registraire

Début et Horaire : 35 h / semaine, du lundi au vendredi

Début du mandat : Dès que possible

Date limite pour postuler : 7 novembre 2021, 17 h

Lien pour postuler :  https://tre.tbe.taleo.net/tre01/ats/careers/v2/viewRequisition?org=ETS&cws=37&rid=1749   

Qui sommes-nous ?

L’École de technologie supérieure est un établissement de l’Université du Québec offrant des programmes de baccalauréat, maîtrise et doctorat en génie. Située dans Griffintown, à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, à distance de marche du métro et des gares Lucien-Lallier et Bonaventure, l’ÉTS offre, outre un salaire compétitif et un généreux fonds de pension, plusieurs avantages :

• Assurances collectives;
• Jusqu'à 21 jours de vacances par an;
• Horaire de 4 jours l’été;
• Accès privilégié à son centre sportif situé sur le campus ou sur place;
• Programme incitatif de transport en commun (rabais équivalent à 3 mois sur l'abonnement annuel);
• Stationnement pour auto et vélo à prix compétitif;
• Accès aux différentes ententes corporatives de l’École;
• CPE sur place, et bien d'autres avantages.

Votre rôle

Assiste sa supérieure immédiate ou son supérieur immédiat dans l'accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à la gestion des études, des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique à la mission de l'unité. En l'absence de sa supérieure ou de son supérieur, voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du bureau.

• Assure la mise à jour de documents tels que les procédures internes, les annuaires de programmes ainsi que des informations en diffusion externe sur intranet ou le site Web sur des sujets tels que l’offre de services, les heures d’ouverture, la répartition des dossiers, etc.
• Assure l’envoi des avis et des lettres de suivi des conditions ou de sanction aux étudiants.
• Reçoit les demandes d’appel et de révision. Assure le suivi auprès des intervenants concernés. Prépare les dossiers, organise les rencontres du comité d’appel, transmet les lettres de décision aux étudiants.
• Gère la boîte courriel « Registraire ».
• Traite des demandes spécifiques et produit des attestations particulières.
• Participe aux rencontres d’équipes des commis, de l’admission et du suivi, rédige et transmet les comptes rendus aux participants.
• Consulte et saisie des informations dans différents systèmes de gestion du dossier étudiant (Omnivox/Clara, Registre, Défi, etc.).
• Responsable des étapes de préparation des diplômes en lien à la collation des grades. (La présence peut être requise aux cérémonies).
• Veille à l’envoi des diplômes aux étudiants diplômés ainsi qu’à l’envoi de relevés de notes à l’Ordre des ingénieurs du Québec.
• Veille à la conformité des procédures de classement et d’archivage des dossiers étudiants en respect des règles internes du service ainsi que de conservation édictées par l’École.
• Soutien aux commis lors de situations particulières.  

Exigences

• Scolarité: Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou scolarité équivalente.
• Expérience: Quatre (4) ans d’expérience pertinente.

Autres :

• Connaissance de la dactylographie.
• Bonne connaissance des logiciels de traitement de textes et de données.
• Maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit.
• Connaissance de l’anglais à l’oral et à l’écrit (de niveau intermédiaire).
• Grande aptitude pour l’organisation.
• Capacité à collaborer avec différents intervenants pour travailler sur différents dossiers simultanément.
• Respect d’échéanciers serrés.

Prendre note que les candidat(e)s retenu(e)s seront invité(e)s à passer un test linguistique relatif aux exigences du poste.