Aéroports de Montréal

  • Type de poste : Permanent
  • Ville : Dorval
  • Expérience requise : Plus de 10 ans
  • Statut : Temps plein

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Description du poste

Emploi Aéroports de Montréal
Une société en pleine croissance!
 
Corporation privée sans but lucratif et financièrement autonome, Aéroports de Montréal est responsable de la gestion, de l’exploitation et du développement des installations. ADM est la marque endosseur qui propulse ses deux marques destinations:
  • YUL, la marque qui signe l’expérience « passager » associée à l’Aéroport international Montréal-Trudeau
  • YMX, la marque qui signe l’expérience « affaires » associée à l’Aérocité internationale de Mirabel
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Adjointe exécutive, vice-présidence Technologies et innovation
 
Sommaire
 
Sous l’autorité du Vice-président, Technologies et innovation, le (la) titulaire du poste fournit des services confidentiels de secrétariat au Vice-président ainsi qu’aux directeurs.  En plus, il (elle) assiste ses supérieurs dans la réalisation de certaines tâches de nature technique et financière. En collaboration avec son supérieur, il (elle) identifie, anticipe et aide au dénouement des enjeux affectant la vice-présidence. 
 
Rôle et responsabilités
 
  • Assure la bonne gestion documentaire au sein de la vice-présidence TI à l’aide de la plate-forme technologique O365; 
  • Prépare des notes de service, des lettres et des rapports à partir de notes manuscrites, effectue la mise en page des documents.
  • Rédige de la correspondance pour le Vice-président et pour la direction.
  • Assure la coordination d’activités administratives avec certains de nos partenaires informatiques.
  • Assiste et rédige des comptes rendus et procès-verbaux de diverses réunions.
  • Produit, revoit et finalise des textes et prépare des présentations PowerPoint.
  • Le (la) titulaire a accès à certains dossiers confidentiels du gestionnaire pour qui il (elle) effectue le support, tels que dossiers personnels, dossiers de rendement, documents corporatifs confidentiels, etc.
  • Met sur pied des mécanismes de contrôle et s’assure du suivi auprès des intervenants.  Fait le lien avec les dossiers en cours. 
  • Prend connaissance du courrier et des courriels reçus et s’assure que les documents de rappel soient intégrés au courrier reçu avant distribution.
  • Assure le suivi de l’emploi du temps du supérieur immédiat et tient à jour son agenda, fixe ses rendez-vous.
  • Planifie, coordonne et organise les réunions de la direction ainsi que les autres comités internes et externes, préparation de dossiers et avis de convocation.  S’assure de la disposition du matériel de présentation et de la logistique, telle que réservation de salle et de matériel audio-visuel, etc.
  • Filtre les appels téléphoniques, transmet les messages et achemine les appels à qui de droit. 
  • Accueille et dirige les visiteurs. 
  • Répond directement à certaines demandes de renseignements
  • Coordonne et fait le suivi de certaines demandes d’information reçues par téléphone, courrier et courriel.
  • Met en place, maintien et gère des bases de données de contacts d'affaires.
  • Coordonne les rencontres mensuelles de suivi de la performance des différents services TI.
  • Coordonne les activités nécessaires au suivi budgétaire de la vice-présidence.
  • Lance les demandes d’achat pour certains services spécialisés.
  • Produit les comptes de dépenses du supérieur immédiat.
  • Planifie les voyages des membres de la direction.  Fait les demandes de réservations auprès de l’agence de voyage, reçoit et vérifie les billets d’avions reçus.
  • Effectue toute autre tâche connexe à la fonction.

Exigences

  • Posséder un diplôme d’études collégiales en secrétariat ou l’équivalent.
  • Posséder au moins 10 ans d’expérience en secrétariat dont au moins 5 ans dans les tâches et responsabilités similaires.
  • Une excellente connaissance du français et de l’anglais oral et écrit est essentielle à ce poste.
  • Maîtrise de l’environnement Office 365 essentielle, ainsi que de l’environnement Windows et des logiciels MS Office.
  • Être capable de travailler sous pression.
  • Avoir de bonnes capacités de synthèse.
  • Avoir de la discrétion, de l’autonomie et un bon jugement.
  • Avoir une bonne capacité d’adaptation aux changements de priorités est essentielle pour occuper ce poste.
  • Avoir une facilité de communication orale et écrite et posséder un bon esprit d’équipe.
  • Facilité à communiquer, diffuser et expliquer les résultats de son travail.
  • Capacité à travailler en équipe.
  • Être proactif, autonome dans ses démarches et faire preuve d’une excellente capacité à gérer les priorités.
  • Aptitudes pour l’animation de sessions de travail.
  • Passer avec succès la cote d’enquête pour l’obtention du laissez-passer pour zones réglementées.
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Conditions de travail

  • tre: Adjointe exécutive, vice-présidence Technologies et innovation

    Supérieur: Vice-président, Technologies et innovation

    Lieu de travail: Montréal- Trudeau

    Statut: Indéterminé, temps plein

    Groupe d'employés: non assujetti

    Échelle salariale: Classe C

    Date d'affichage: 1er octobre 2021

    Motif de l'affichage: Nouveau poste

Ce concours est ouvert simultanément à l'interne et à l'externe; cependant, les candidatures provenant de l'interne seront traitées en priorité. Nous vous remercions de l'intérêt porté envers ADM.