Fédération de l’UPA de Lanaudière

Description du poste

Secrétaire de direction - UPA de Lanaudière
Travailler pour nourrir et faire grandir le Québec
 
La Fédération de l’UPA de Lanaudière est l’organisation syndicale professionnelle qui représente et défend les intérêts des quelques 2 300 producteurs et productrices agricoles de la région.
 
Comptant cinq syndicats locaux et plusieurs groupes spécialisés, la Fédération offre des services individuels et collectifs aux producteurs.
 
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Adjoint(e) de direction
 
Titre de l’emploi : Adjoint(e) de direction
Fédération : UPA de Lanaudière
Service : Direction régionale
Supérieur hiérarchique : Directrice régionale
Catégorie d’emploi : Emploi permanent à temps plein (35 h par semaine)
Classe salariale : Technique 1
 
Sommaire du poste
 
Le titulaire du poste fournit un éventail de services de secrétariat et de logistique à la directrice régionale. Il coordonne les réunions, produit les procès-verbaux et voit au suivi des décisions, principalement pour le conseil exécutif et le conseil d’administration.
 
Il assure le secrétariat de la directrice régionale en préparant et en faisant la saisie informatique de correspondances, de notes ou de documentation. Il traite et fait le suivi du courrier, organise des réunions et convoque les participants, rédige le compte rendu des réunions, effectue des réservations, gère les appels téléphoniques, les courriels et les demandes des visiteurs. L’adjoint(e) représente un maillon important dans la transmission d’information en provenance et à l’intention de la direction régionale. De plus, il voit au suivi des projets et activités diverses de la direction régionale. Il coopère à la gestion de l’immeuble de la Fédération.
 
Responsabilités

 

  1. Rédige et procède à l’envoi des avis de convocation, de l’ordre du jour et de tout document pertinent pour le conseil exécutif et le conseil d’administration; prépare les dossiers pour les réunions, assiste à l’occasion aux réunions et prend des notes; rédige les procès-verbaux et voit à l’exécution des suivis auprès du personnel concerné. Rédige la correspondance pour la direction régionale en fonction des suivis demandés et à partir d’idées maîtresses;
  2. Effectue des communications avec le conseil exécutif et en assure le suivi; fixe et confirme les rendez-vous, les réunions et les représentations de la directrice régionale, du président et des membres de l’exécutif. En l’absence de ceux-ci, accueille les visiteurs, détermine le but de leur visite et exerce le suivi;
  3. Tient les registres (procès-verbaux) des instances à jour;
  4. Agit à titre de préposé à l’accueil aux congrès et assemblées générales annuelles de la Fédération ou dans d’autres événements;
  5. Assiste la direction régionale dans certaines démarches auprès d’autres organisations;
  6. Effectue diverses réservations (salles, chambres d’hôtel, menus, etc.), prépare le matériel ainsi que les dossiers pour les réunions des administrateurs et les rencontres des délégués de la Fédération.
  7. Collabore à l’embauche, l’accueil et la formation du personnel avec la directrice régionale ou le directeur du service concerné; recommande les formations pertinentes afin de répondre aux besoins des services;
  8. Assure le secrétariat des ressources humaines; est responsable de conserver et de mettre à jour certaines sections des dossiers des employés et les diverses politiques et procédures;
  9. Rédige ou prépare de la correspondance pour signature; rédige ou prépare des avis, des affichages ou des documents d’information adressés au personnel; fait l’impression et l’assemblage, prépare et procède à l’envoi de documents spécifiques aux producteurs, personnes ou organismes concernés;
  10. Collabore à certaines demandes pour le secrétariat des différents directeurs de service;
  11. Assure la gestion et le suivi des appels téléphoniques ainsi que du courrier postal et électronique de la direction régionale ou du président;
  12. Collabore avec la directrice régionale à l’organisation de la délégation de la fédération au congrès général de l’UPA; s’occupe de la logistique; recueille et fait le suivi des diverses demandes des délégués présents;
  13. Organise la logistique de certains événements à l’interne et à l’externe (réservations, gestion documentaire ou autres éléments, selon l’événement);
  14. Effectue la révision linguistique de documents;
  15. Établit des contacts variés avec des contractants pour l’entretien de l’immeuble (défectuosité d’équipement, réparations, rénovations, etc.);
  16. Agit comme personne-ressource auprès des employés ou locataires pour régler tout problème signalé par ces derniers, notamment en ce qui a trait au chauffage et à la climatisation;
  17. Réalise diverses tâches administratives, comme la compilation des comptes de dépenses des administrateurs;
  18. Accomplit toutes autres tâches connexes assignées par son supérieur immédiat.

Exigences

  • Diplôme d’études collégiales dans un champ d’études approprié;
  • Six (6) années d’expérience pertinente;
  • Fortes habiletés sur le plan des relations interpersonnelles;
  • Excellente maîtrise du français parlé et écrit;
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office ainsi que tout autre équipement de secrétariat et être à l’aise avec les nouvelles technologies;
  • Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer un important volume de travail;
  • Haut niveau d’autonomie, esprit méthodique;
  • Excellent jugement, rigueur et fiabilité;
  • Discrétion, courtoisie, diplomatie;
  • Attitudes favorisant le travail en équipe, la collaboration et une tolérance aux changements de priorités.

Conditions de travail

  • Salaire annuel déterminé selon l’expérience, entre 49 136$ et 55 836$.
  • Les conditions de travail sont en fonction de la convention collective en vigueur
  • Semaine de travail de 35 heures
  • Disponibilité requise en dehors des heures normales de bureau à l’occasion;
  • Déplacements occasionnels à l’intérieur et à l’extérieur du territoire
  • Entrée en fonction : août 2021 (à discuter)
 
Réception des candidatures
 
Si ce défi vous intéresse, veuillez faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre motivant votre candidature avant le mercredi 30 juin 2021 à 16 h 30, à l’attention de :
 
Stéphanie Dionne, Directrice du Centre d’emploi agricole
Fédération de l’UPA de Lanaudière
110, rue Beaudry Nord  Joliette (Québec) J6E 6A5
Courriel : [email protected]
Télécopieur : (450) 759-7610
 
Seules les candidatures retenues seront contactées.