Cégep André-Laurendeau

Description du poste

Médecin omnipraticien pour clinique sans rendez-vous - Cégep André-Laurendeau
Un milieu de travail engagé!
 
Le Cégep André-Laurendeau se taille une place enviable parmi les collèges québécois grâce à la qualité de ses programmes de formation, de même que par la compétence et le dynamisme de ses ressources humaines.
 
Il offre un enseignement de grande qualité à 3 800 étudiants de l’enseignement ordinaire, à plus de 700 étudiants à temps complet à la formation continue et participe activement à la francisation des clientèles immigrantes.
 
Le Cégep André-Laurendeau est toujours à la recherche de personnes compétentes, passionnées et prêtes à s’engager afin d’offrir une formation de qualité dans un milieu de vie enrichissant et stimulant.
 

 
 
Technicienne ou technicien en administration - Projet spécifique à temps complet
Service de la formation continue
 
Nature du travail
 
Relevant du directeur du Service de la formation continue et service aux entreprises et travaillant en étroite collaboration avec le ou les conseillers pédagogiques et la technicienne en administration et gestion comptable, la personne retenue aura, entre autres, comme principales fonctions d’assister ses collègues, ainsi que les professionnels, responsables des activités du service aux entreprises en réalisant plusieurs tâches de nature relativement complexe en lien avec les aspects administratifs-techniques.
 
À cet effet, dans son travail, elle sera amenée à interagir avec des représentants des entreprises ou des partenaires et pourra assister différentes personnes des autres services ainsi que ses collègues (gestionnaires, professionnels et membres du personnel de soutien) dans le cadre de ses mandats.
 
Quelques attributions caractéristiques
 
Assurer la mise en œuvre des processus administratifs et des outils pour les activités de formation :
  • Assurer le suivi administratif des processus et offres du soutien administratif et technique pour les activités des services aux entreprises et répondre aux demandes d'information et de service des professionnels, des usagers et des partenaires du CAL (Services Québec ou autres partenaires.);
  • Planifier conjointement avec le ou les conseillers responsables les planifications des activités aux entreprises et compiler et analyser certaines données;
  • Planifier conjointement avec le conseiller responsable les activités offertes avec Services Québec (Montez de niveau), soutenir la clientèle et assurer un suivi des activités administratives;
  • À la demande des gestionnaires ou des professionnels de la Formation continue, réaliser et assurer le suivi de différents sondages, rapports, statistiques ou appels de projets retenus et subventionnés;
  • Préparer et administrer différentes procédures administratives en collaboration avec son supérieur immédiat;
  • Préparer et coordonner la mise en place des changements technologiques et administratifs;
  • Assister le ou les conseillers pédagogiques dans la rédaction de soumissions, d’appel de projets provenant de partenaires externes, ou autres;
  • Assurer le lien avec la (les) technicienne(s) à la FC pour la réservation de locaux à l’interne ou à l’externe et pour la facturation aux entreprises ou partenaires et en assurer la gestion.
Assurer et coordonner l’ensemble des activités de suivi avec les partenaires ou les entreprises, dans la confection, la gestion des activités de formation, ainsi que de l’attribution des contrats aux formateurs en entreprise :
  • En collaboration avec le ou les conseillers en formation, assurer la confection et la gestion des activités de formation offertes au service aux entreprises, et ce dans les plateformes utilisées;
  • Assurer la gestion des contrats aux différents formateurs et le suivi des feuilles de temps;
  • Au besoin, assurer la gestion des quotas d’impression et de reprographie des formateurs ainsi que les demandes de créations des comptes informatiques;
  • Planifier l’ensemble des activités de formations (accueil, préparation de la salle, test de connexion, logistique, suivi des participants…);
  • Au besoin, accueillir les partenaires ou les participants lors de rencontres ou d’activités de formation;
  • Émettre les attestations de formation et en assurer le suivi avec la clientèle ou les partenaires.
Organisation et gestion de l’information et de la documentation :
  • Participer au développement d’outils de gestion administrative des activités de formation;
  • Gérer la boîte courriel du service aux entreprises et en assurer les suivis, mettre à jour le carnet d’adresses ainsi que les listes de diffusion;
  • Tenir à jour et gérer l’exploitation des systèmes d’information (LMS-Lara, CRM, classes virtuelles VIA, Sharepoint…), la documentation et les applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres au service aux entreprises (intranet, base de données d’évènements spéciaux, clients, activités, statistiques, projets, etc.);
  • Centraliser et gérer l’ensemble de l’information, de la documentation et des dossiers en lien avec les activités (programmes de subventions, appel de propositions, soumissions, projets, matériel promotionnel, rapports, matériels de formation, etc.);
  • Collaborer avec la responsable des communications pour la mise à jour des outils promotionnels, les sites d’informations à l’interne ou à l’externe ainsi que de participer à des événements promotionnels;
  • Assurer le classement et l’archivage de la documentation et des dossiers (projets, programmes de subvention…) selon les normes de classement établies par le Cégep en version numérique;
  • Au besoin, contribuer aux études de marché, à réaliser de la veille avec les conseillers et à contribuer à différentes tâches marketing.
Suivi administratif, logistique des activités de formation et des évènements spéciaux :
  • Planifier et organiser le travail d’une équipe et s’assurer de la réalisation d’un ensemble de tâches administratives en lien avec la mise en œuvre des activités sous sa responsabilité, selon les échéanciers prévus et en assurant les liens requis avec les autres services du Cégep ou les partenaires externes;
  • Assurer la gestion des besoins en locaux tant à l’interne qu’à l’externe ainsi qu’en mode virtuel et veiller à la configuration des diverses classes-VIA et en contrôler son utilisation;
  • Au besoin, accompagner et offrir le soutien technique aux utilisateurs dans l’appropriation des outils technologiques utilisés (paiement en ligne, connexion aux classes virtuelles-VIA, MOODLE, …);
  • Assumer le secrétariat, coordonner l’organisation et le suivi administratif des évènements et des projets sous la responsabilité du service aux entreprises;
Note :   La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas de la liste complète et détaillée des tâches et responsabilités. Ces tâches se répartissent en fonction du temps imparti parmi l’ensemble des techniciens occupant cette fonction et selon la répartition proposée par le supérieur immédiat.

Exigences

Scolarité et expérience
  • Le titulaire du poste doit détenir un diplôme d’études collégiales en Techniques administratives et avoir un minimum d’une (1) année d’expérience pertinente.
Connaissances pratiques
  • Bonne connaissance des logiciels informatiques de la suite MS Office principalement Word, Excel, PowerPoint et Outlook;
  • Maitrise de logiciel informatique, dont SharePoint ou d’outils de gestion informatisés (LMS, CRM, base de données, gestion de projet);
  • Excellente maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Connaissance fonctionnelle de l’anglais, un atout;
  • Des tests vérifiant les connaissances pratiques ci-haut mentionnées pourront être exigés.
Qualités professionnelles recherchées
  • Capacité de travailler sous pression dans un contexte changeant;
  • Faire preuve de professionnalisme et de discrétion;
  • Souci de la rigueur;
  • Capacité à communiquer avec un grand souci du service à la clientèle, avec des dirigeants d’entreprises ou avec des partenaires du service aux entreprises (Ville de Montréal, Services Québec, comités sectoriels de main-d’œuvre...);
  • Aptitude à établir et à gérer ses priorités et plusieurs dossiers simultanément;
  • Sens de l’organisation;
  • Intérêt poussé pour les plates-formes en ligne et les outils informatiques;
  • Faire preuve d’efficacité et d’autonomie;
  • Capacité de travailler en équipe et de transmettre ses connaissances;
  • Démontrer de la curiosité intellectuelle et capacité à apprendre de nouveaux outils.

Conditions de travail

  • TITRE : Technicienne ou technicien en administration
  • STATUT : Projet spécifique à temps complet
  • SECTEUR : Service de la formation continue
  • LIEU DE TRAVAIL : Cégep André-Laurendeau
  • SUPÉRIEUR IMMÉDIAT :  Monsieur Richard Lavallée
  • HORAIRE DE TRAVAIL :  35 heures/semaine, du lundi au vendredi de 9 h à 17 h
  • DATE DE DÉBUT : Le plus tôt possible
  • DATE DE FIN : Le 30 juin 2021 avec possibilité de prolongation pour 2021-2022
  • TRAITEMENT : Entre 22,23 $ et 29,05 $ selon la scolarité et l’expérience.
 
Pour postuler
 
Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur curriculum vitae au plus tard le 3 mars 2021, à 16 h via le site d’emploi du Cégep André-Laurendeau au www.claurendeau.qc.ca.