Cégep Heritage College

  • Salaire : De 52402$ à 69868$
  • Type de poste : Permanent
  • Ville : Gatineau
  • Expérience requise : 5 ans
  • Statut : Temps plein

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Description du poste

RESPONSABILITÉS

Sous l’autorité du Directeur du service des ressources matérielles, l’agent(e) d'administration assiste le directeur dans certains dossiers, notamment ceux concernant les projets de constructions et de rénovations, et surveille les budgets d’immobilisation du département (rénovations et mobilier). Le titulaire est également responsable de la gestion de toutes les activités d’approvisionnement et de réception de marchandises ainsi que l’organisation des systèmes d’information de gestion.

FONCTIONS

L’agent(e) d'administration au Service des ressources matérielles est responsable des fonctions de gestion suivante :

  • Assiste avec les projets d’immobilisations tels que les plans d’été en rénovations ainsi que d’autres projets liés aux rénovations et/ou à l’installation d’équipements CVAC (chauffage, ventilation et climatisation).
  • Au besoin, représente le directeur aux réunions de certains comités (à savoir : Comité de santé et de sécurité, etc.), aux réunions de chantiers de construction et de planification de projets.
  • Assiste dans la supervision du budget d’investissements du département (investissements, rénovations et mobilier) en respectant les montants alloués et soumet des recommandations.
  • Aide à la préparation et l’implantation du plan de travail annuel et du budget pour le département.
  • Collabore à la préparation des spécifications techniques et des documents d’appel d’offres.
  • Participe à l’analyse des documents d’appel d’offres.
  • Prépare le processus d’allocation du mobilier en obtenant des devis en fonction des demandes des départements et propose les demandes qui peuvent être satisfaites dans l’enveloppe budgétaire disponible.
  • Maintient à jour le manuel du mobilier du Collège en tenant compte des achats et les besoins de chacun des départements.
  • Prépare une liste des contrats annuels de service et de maintenance préventive, s’assure de leur renouvellement dans les délais et surveille leurs coûts.
  • Est responsable de la mise en œuvre et mise à jour du système de gestion relatif à la distribution des vignettes de stationnement.
  • Surveille, vérifie et coordonne, avec les services financiers, le paiement des factures du département.
  • Prépare, conformément aux lois et règlements, les soumissions pour les appels d’offres publics et sur invitation, et dirige le processus d’appel d’offres tel que requis par la réglementation.
  • Prend les dispositions nécessaires pour passer dans les journaux et dans le SEAO, au besoin, des annonces relatives aux appels d’offres publics du Collège.
  • Effectue l’ouverture publique des soumissions en prenant les dispositions préalables nécessaires et compile toutes les données pertinentes.
  • Travaille en collaboration avec le département des services financiers pour assurer l’achat, la réception et le paiement de tous les biens achetés par le Collège.
  • Coordonne, dirige et supervise le service des approvisionnements et la réception des marchandises.
  • Conformément aux règlements du Collège, négocie les coûts avec les fournisseurs, prépare et fournit des contrats et garanties pour le service des approvisionnements du Collège.
  • Détermine le travail de son personnel et lui donne la formation nécessaire pour accomplir ses tâches.
  • Dirige son personnel et l’informe sur le contenu et la répartition des tâches et en fait l’évaluation.
  • Effectue d’autres tâches connexes qui peuvent être assignées.

Exigences

QUALIFICATIONS MINIMALES REQUISES

Éducation             

Détenir un diplôme d’études collégiales dans une spécialité appropriée à l’emploi et cinq (5) années d’expérience pertinente au poste, ou un baccalauréat avec spécialisation appropriée à l’emploi et trois (3) années d’expérience pertinente au poste.

QUALIFICATIONS ADDITIONNELLES

Être bilingue dans les deux langues officielles, français et anglais.

Avoir une grande capacité d’écoute et d’excellentes habiletés orales et écrites dans les deux langues officielles.

Avoir d’excellentes habiletés dans différents types de communications écrites : procès-verbaux, résolutions, règlements, politiques, procédures, annonces de marketing, communiqués de presse, etc.

Posséder d'excellentes habiletés en communication, en organisation et en relations interpersonnelles.

Posséder d'excellentes compétences analytiques et en résolution de problèmes.

Être rapide, dynamique, créatif et avoir le souci du détail.

Avoir la capacité de diriger et de mobiliser une équipe.

Faire preuve de flexibilité et posséder une grande capacité d'adaptation à différentes situations.

Avoir une forte éthique de travail et faire preuve de discrétion.