Corporation d'urgences-santé

Description du poste

Secrétaire de direction – Direction de la logistique - Urgences-Santé
Faites carrière chez nous!
 
Seule organisation publique de services préhospitaliers d’urgence au Québec, Urgences-santé dessert les îles de Montréal et de Laval dont la densité de population est la plus importante en province avec 2,4 millions de personnes. L’organisation est composée d’environ 1 400 employées et employés répartis sur 3 sites. À elle seule, Urgences-santé traite plus du tiers de tous les appels d’urgence du Québec.
 

 
Secrétaire classe I
Direction des Interventions - Service évènements planifiés et mesures d'urgence
 
Libellé de la convention collective
 
Personne qui assiste un ou des gestionnaires dans leurs fonctions administratives. Elle accomplit des travaux de secrétariat pour une unité administrative et collabore aux activités de gestion en assumant les tâches et suivis requis. Elle est responsable de l’organisation matérielle et informationnelle de réunions, convoque les participants et peut être appelée à y participer et à rédiger le procès-verbal. Elle veille à la qualité des textes, tant sur le plan de la langue que sur le plan de la forme, et assiste le personnel dans l’application des règles d’usage à l’égard de la mise en forme de documents et de l’utilisation des outils de bureautique. Elle doit posséder une bonne connaissance de méthodes et de la routine de bureau utilisées dans l’exercice de ses attributions.
 
Sommaire de l'emploi
 
Sous l’autorité de la commandante – Évènements planifiés et mesures d’urgence, la personne titulaire du poste assure le soutien administratif et de secrétariat nécessaire à la gestion des évènements planifiés et des mesures d’urgence. Elle effectue entre autres de l’entrée de données et la mise à jour des différents registres, contrats et formulaires. Elle trie, répond et fait les suivis des courriels et réquisitions reçus à l’égard des activités du service.
 
Tâches et responsabilités
 
  • Organiser matériellement les réunions, convoquer les participants, préparer les projets d'ordre du jour et les dossiers nécessaires, en assurer le cheminement et préparer le compte rendu, lorsque nécessaire;
  • Compléter les documents requis (contrats, fiches explicatives, etc.) pour les évènements planifiés nécessitant le déploiement de ressources de la Corporation d’urgences-santé;
  • Consigner et traiter diverses informations relatives aux évènements planifiés et aux mesures d’urgence;
  • Assurer le suivi des évènements planifiés et des mesures d’urgence afin que tous les documents (rapport, évaluations, etc.) soient complétés et ajoutés au dossier;
  • Préparer les informations et dossiers requis par les membres de l’équipe de gestion des mesures d’urgence et des évènements planifiés pour leur participation à des comités ou des rencontres;
  • Supporter l’équipe de gestion des mesures d’urgence et des évènements planifiés dans la rédaction du bilan annuel des évènements planifiés, des incidents et des sinistres;
  • Tenir à jour le bottin des ressources partenaires en mesures d’urgence et évènements planifiés de la Corporation d’urgences-santé;
  • Gérer le calendrier de garde des mesures d’urgence et effectuer les renvois téléphoniques à chaque changement de garde;
  • Soutenir la chef du service dans la préparation de fiches pour les différents comités (comité de direction, sous-comité du conseil d’administration, etc.);
  • Participer au soutien administratif lorsque l’organisation se mobilise en mesures d’urgence (tenue de log, rédaction de comptes rendus, convocations d’urgence, etc.);
  • Soutenir l’équipe des mesures d’urgence et des événements planifiés pour les actions post événements (planifiés ou impromptus) : organisation de rencontres de rétroactions, rédaction de comptes rendus, etc.;
  • Exécuter tout autre mandat qui pourrait lui être confié par son supérieur immédiat.

Exigences

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat d’une école reconnue par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur;
  • Un minimum de deux (2) ans d'expérience de travail de bureau;
  • Excellente maîtrise de la langue française (à l'oral et à l'écrit);
  • Maîtrise des logiciels de la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access, Vision etc.);
  • Rapidité au clavier 40 mots/minute;
  • Capacité à rédiger des procès-verbaux et des comptes rendus de réunions;
  • Sens de l’organisation et de la minutie (multitâches);
  • Discernement et gestion des priorités;
  • Bon jugement et sens de la confidentialité;
  • Excellente approche client et entregent;
  • Autonomie et sens de la débrouillardise;
  • Capacité à travailler sous pression et bonne gestion du stress.

Conditions de travail

  • Horaire de travail de 35 heures par semaine;
  • Cotisation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP);
  • Régimes d’assurance vie, d’assurance maladie et d’assurance salaire;
  • 13 jours fériés payés et 9,6 jours de congé de maladie par année;
  • 20 jours de vacances après un an travaillé de la période de référence;
  • Programme d’aide aux employés et à leur famille.
Rémunération : 20,39 $ à 27,80 $ de l'heure selon l’expérience.
 
Pour postuler
 
Pour poser votre candidature, veuillez postuler en ligne sur notre site Web: https://carrieres.dmz.urgences-sante.qc.ca/index.php?m=careers&p=showJob&ID=434
 
La Corporation d’urgences-santé applique un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Ces dernières peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement à l’emploi sollicité afin de faciliter leur mise en candidature. Soyez assuré(e) que nous traiterons cette information en toute confidentialité. Pour un diplôme obtenu hors Québec, nous exigeons l’évaluation comparative des études émises par le ministère de l’Immigration, de la Diversité et de l’Inclusion. De plus, nous considérons aussi les expériences acquises hors Québec. Nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour le processus de présélection.