Cégep Heritage College

  • Salaire : De 35545$ à 40568$
  • Type de poste : Affectation ou contrat
  • Ville : Gatineau
  • Expérience requise : 1 an
  • Statut : Temps plein

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Description du poste

SOMMAIRE Le travail principal habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à recevoir et à acheminer les appels téléphoniques, à accomplir diverses tâches administratives de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et à exécuter des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur. Taper et photocopier les travaux soumis par les professeurs et, lorsque le temps le permet, être appelé à taper et à photocopier des travaux soumis par d'autres départements. Taper, photocopier et relier des manuels. Recevoir et acheminer les appels téléphoniques. Prendre des messages. Effectuer les appels interurbains. Assurer l’entretien des photocopieurs, communiquer avec l'entreprise Xerox lorsque des réparations doivent être effectuées. Remplir le rapport mensuel exigé par l'entreprise Xerox aux fins de facturation. Veiller à ce que des quantités suffisantes de papier, d'agrafes, etc. soient à la disposition des personnes utilisant les photocopieurs. Assurer l’entretien du télécopieur, distribuer les télécopies reçues et commander du papier. Recevoir et distribuer le courrier, peser (au besoin) et affranchir correctement le courrier sortant, faire un suivi des frais d'affranchissement à facturer aux divers groupes et associations. Recevoir les livraisons en provenance d'entreprises et de messageries externes. Recevoir, estampiller et distribuer les travaux d'étudiants. Diriger les visiteurs et les étudiants vers les bureaux appropriés et leur fournir des renseignements. Vérifier périodiquement le solde de l'affranchisseuse et, si nécessaire, demander des fonds pour cet appareil. Attribuer les boîtes postales aux nouveaux professeurs en fonction de la liste fournie. Imprimer des travaux précis pour l'administration. Maintenir le système de classement à jour (plans de cours, laboratoires et examens). Signaler tout problème lié à l'édifice au Service des terrains et bâtisses. Suivre les procédures établies en cas d'urgence. Mettre en pratique les lignes directrices, procédures et politiques liées au service (par exemple, les lignes directrices concernant les visiteurs et les procédures de premiers soins). Être éventuellement appelé à participer aux activités menées à l'échelle du collège. Aider à traiter les appels reliés aux livraisons (à titre de remplaçant). Utiliser le système de sonorisation du collège au besoin. Utiliser différents outils de communication pour aider à diffuser de l'information au collège (par exemple Omnivox et les télévisions) Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

Exigences

  • Posséder un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme d'études professionnelle dans un champ d'études approprié ou attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
  • Posséder au moins un (1) an d'expérience pertinente.
  • Posséder de très bonnes compétences en communication anglaise et française (comprehension, orale et écrite).
  • Posséder des compétences pratiques liées aux Services terrains et bâtisses.
  • Posséder de très bonnes compétences en traitement de textes; la connaissance de Microsoft Office est préférable.
  • Posséder d'excellentes qualités interpersonnelles, la communication et les compétences organisationnelles.
  • Capacité à travailler dans un environnement avec un minimum de supervision et à l'intérieur d'une équipe.
  • Capacité à faire preuve de souplesse et d'établir les priorités de travail, à s'adapter aux changements dans le volume de travail et travailler sur multiples projets.
  • Doit être efficace et capable de s'adapter à différentes situations.
  • Faire preuve d'éthique professionnelle et d'une grande discrétion.

Conditions de travail

 
  • Remplacement temporaire à temps complet jusqu'en octobre 2018, ou jusqu'au retour du titulaire du poste.
  • 9h00 à 17h00 du lundi au vendredi (35 heures/semaine)
 
N.B.: Les candidats peuvent être tenus de se soumettre à des tests de selection. Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.
 
Cégep Heritage College souscrit à l’accès à l’égalité en emploi pour les personnes visées par la Loi, soit les femmes, les Autochtones, les minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes handicapées.