HEC Montréal

Description du poste

Offre d'emploi de COORDONNATEUR, COORDONNATRICE – PARTENARIATS ET DÉVELOPPEMENT DES AFFAIRES - REVUE GESTION au HEC Montréal
Lieu d'avenir et d'affaires
HEC Montréal est un établissement universitaire francophone dont les programmes d’enseignement et la recherche en gestion sont de renommée internationale. L’École forme une relève en gestion qui contribue à l’essor de la société depuis 1907. HEC Montréal est une grande famille à laquelle chacun de ses membres est fier d’appartenir. L’École prend à cœur le bien-être de ses employés et en fait une priorité. Contribuez à l’excellence et l’avant-garde de l’École par vos talents et votre implication professionnelle.
 

 
AGENT, AGENTE AUX ACTIVITÉS
SECTION DÉVELOPPEMENT ORGANISATIONNEL ET QUALITÉ DE VIE AU TRAVAIL - DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
EMPLOI TEMPORAIRE, TEMPS PLEIN, MANDAT D'AU MOINS SIX MOIS
 
Milieu de travail
 
La Direction des ressources humaines soutient les stratégies de l’École et contribue à son efficacité en favorisant le maintien d’un environnement de travail sain, stimulant, juste et équitable, en conformité avec les lois, règlements et politiques en vigueur. Il offre des services-conseils à la direction de l’École, aux gestionnaires et au personnel dans ses divers champs d’expertise.
 
La section Développement organisationnel et qualité de vie au travail est responsable des services offerts en matière de formation et de développement des compétences, santé et sécurité du travail et qualité de vie au travail.  De plus, cette section collabore au suivi administratif des affaires professorales et soutient les efforts de recrutement pour cette clientèle, notamment en matière d’immigration.
 
Rôle et responsabilités
 
L’agent ou l’agente aux activités met à profit ses connaissances des rouages administratifs de HEC Montréal pour soutenir les activités et les services offerts par son secteur de travail. De plus, cette personne voit à l’édition du site Web de la Direction des ressources humaines. Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :
  • Tient à jour et assure le suivi du calendrier et des procédures relatifs aux activités de son secteur de travail.
     
Volet administratif
  • Structure et tient à jour les dossiers administratifs et les statistiques ou données nécessaires à la préparation de rapports administratifs, financiers ou budgétaires de son secteur de travail.
  • Assure les suivis budgétaire et administratif de son secteur de travail et renseigne les personnes concernées sur les montants disponibles.
  • Effectue le traitement et le suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal.
  • Demandes d’achat, demandes de paiement, relevés de dépenses de son secteur de travail;  transmet les pièces justificatives au Service de la comptabilité et de la trésorerie. Identifie les erreurs de facturation et voit à les résoudre.
  • Traite, organise, tient à jour et saisit les données et dossiers relatifs aux activités de son secteur de travail (activités de formation, exonérations des frais de scolarité, etc.).
  • S’assure de recevoir l’ensemble des renseignements et pièces justificatives nécessaires à la saisie des données. Au besoin, relance les personnes concernées pour obtenir les informations et documents requis.
  • S’assure que les informations saisies dans le système de gestion intégré respectent les procédures et les principes d’intégration établis; veille à la conformité et à la qualité des données.
  • Selon les besoins, extrait et transforme ces données, puis les présente sous forme de listes, de lettres, de statistiques, de tableaux, de graphiques, etc.
  • Participe à l’élaboration de rapports de données statistiques et de graphiques. Effectue la recherche et l’agencement de renseignements à inclure dans des rapports.
  • Effectue des travaux d’édition (mise en page de textes, tableaux, graphiques, formulaires interactifs, etc.) pour divers documents requis par son secteur de travail.
  • Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l’élagage et à l’archivage des dossiers semi-actifs de son secteur d’activités.

Activités et événements
  • Participe à la planification des activités et des événements de son secteur de travail.
  • Répond aux demandes d’information relatives aux activités, aux événements et aux services offerts par son secteur de travail et effectue de sa propre initiative les réponses courantes.
  • Voit à l’organisation logistique et matérielle des activités et des événements offerts aux employés :
  • Lors de l’activité ou de l’événement, accueille les participants et peut-être appelée à présenter les intervenants.
  • Au terme de l’activité ou de l’événement, participe au bilan.

Éditique Web
  • Crée et met à jour les pages du site Web de la Direction des ressources humaines à partir des documents mis à sa disposition, dans le respect des normes graphiques et des gabarits déterminés.
  • Est appelée à répondre aux visiteurs à l’accueil de la Direction des ressources humaines lorsque requis (absences ou vacances, etc.).
  • Participe aux tests requis pour toute implantation ou mise à jour de systèmes informatisés liés à son secteur de travail.

Exigences

  • Diplôme d'études collégiales en techniques de bureautique (microédition et hypermédia) ou dans une discipline jugée équivalente
  • Minimum de deux années d’expérience de travail pertinente
  • L’absence de DEC pourrait être compensée par un DEP en secrétariat jumelé à plusieurs années d’expérience de travail pertinente.
  • Excellente connaissance des environnements technologiques et des logiciels d’usage courant, notamment :
  • Word et Excel (fonctions intermédiaires – avancées), PowerPoint
  • Acrobat X (fonctions intermédiaires)
  • Très bonne connaissance des logiciels d’édition Web
  • Connaissance de l’utilisation d’un système de gestion de contenu Web (ex. : Rhythmyx)
  • Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
  • Bonne connaissance de la langue anglaise parlée
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client)
  • Sens de l’organisation et de la planification
  • Souci du détail
  • Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
  • Connaissance du logiciel Visio (atout)

Conditions de travail

  • Échelle salariale jusqu'à 51 511 $, selon les années d'expérience pertinente
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d’assurance collective

Merci de considérer HEC Montréal comme employeur dans la poursuite de votre carrière.

HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes avec un handicap à présenter leur candidature.

L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.
 
Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.